Прошли те времена, когда вам нужен был специальный пакет Office на рабочем столе для создания документа Word. Сегодня все, что вам нужно, — это действующая учетная запись Office 365, и вы можете мгновенно получить доступ к Microsoft Word Online. От создания простого документа до штамповки креативных шаблонов — в Word Online можно делать практически все.
Однако это не все, что может предложить Word Online. Вы будете удивлены количеством функций, которые предлагает онлайн-версия Word.
В этом посте вы найдете 11 советов и приемов, позволяющих максимально эффективно использовать Microsoft Word Online. И не беспокойтесь, мы не будем рассказывать об обычных трюках, связанных с Word.
Но прежде чем мы начнем, давайте посмотрим на разницу между оффлайн и онлайн вариантом.
Онлайн против офлайн: в чем сходство
По большей части и онлайн-, и офлайн-версии Microsoft почти одинаковы, когда дело доходит до форматирования текста. Вы найдете основные параметры буфера обмена, шрифта, абзаца и стилей в обеих версиях. То же самое относится и к вкладкам «Вставка» и «Макет».
Однако вы не найдете всех автономных функций, таких как трехмерные значки, диаграммы или ссылки. Еще одно отличие состоит в том, что лента инструментов онлайн-версии намного проще по сравнению с автономной версией. Вы также можете переключиться на более упрощенную версию, включив переключатель «Упрощенная лента» вверху.
Теперь, когда мы установили сходства и различия, давайте приступим, не так ли?
1. Добавьте соавторов и заблокируйте загрузку
Если вы использовали общий доступ к документам в Документах Google, вы обнаружите много общего между Документами Google и Word Online. Закончив редактирование документа, нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.
Затем нажмите ссылку «Редактировать может любой…», и вы увидите четыре разных варианта. Чтобы добавить конкретных соавторов, выберите «Конкретные люди», нажмите «Применить» и добавьте имена.
Кроме того, вы можете заблокировать загрузку документа только для просмотра, выключив переключатель «Блокировать загрузку».
Классный совет:
2. Сохраняйте в формате PDF или Doc, как профессионал
Что мне нравится в документах Word Online, так это то, что вы можете загрузить их в автономном режиме в виде файлов .docx и продолжить работу над ними. Трансформация проходит незаметно, и вы даже не заметите перехода из онлайна в оффлайн.
Для этого нажмите «Файл» > «Сохранить как» > «Загрузить копию» и откройте файл .docx в Office 365.
Кроме того, вы также можете скачать копию в формате PDF или ODT.
Профессиональный совет
3. Редактировать в Word Offline
Помимо сохранения, вы также можете открыть файл .docx прямо в настольной версии MS Word. Обратите внимание, что вам необходимо использовать одни и те же учетные данные как в онлайн-, так и в офлайн-аккаунте.
Для этого нажмите «Редактировать в Word». Вот и все! Однако загрузка автономной версии может занять несколько секунд.
4. Добавляйте и управляйте комментариями
Теперь и вы, и члены вашей команды можете добавлять комментарии к общему документу. Кроме того, вы также можете упомянуть имена, если есть какой-либо конкретный призыв к действию.
Для этого выделите часть текста, которую хотите выделить, нажмите «Вставить» > «Комментарий».
Кроме того, вы можете выделить текст, щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Добавить комментарий».
Пользователи также могут пометить ветку как решенную (или удалить комментарий), когда проблема будет решена. Для этого откройте панель «Комментарии», найдите ее и нажмите на трехточечное меню.
5. Где находятся все параметры заголовка?
Автономный пользователь может найти разочаровывающим отсутствие опций заголовка. Не волнуйтесь, они все еще там, хотя и немного скрыты.
Нажмите «Вставка» > «Верхний и нижний колонтитулы» и введите информацию в верхний и нижний колонтитулы в текстовые поля вверху и внизу.
Теперь нажмите «Параметры» в крайнем правом углу, чтобы открыть все различные стили.
6. Установите предпочитаемый язык проверки
Являются ли неправильные слова яростью этого красного подчеркивания? Если да, самое время проверить язык проверки Word Online по умолчанию.
Для этого щелкните документ правой кнопкой мыши, выберите из списка «Установить язык проверки правописания» и нажмите «ОК». И эй, проверьте состояние флажка «Не проверять орфографию…».
7. От скучного документа Word до шикарной веб-страницы
Знаете ли вы, что можете превратить скучные документы Word в красивые веб-страницы? Да, ты читаешь это правильно. Все ваши обычные старые документы могут быть презентованы столь необходимыми средствами благодаря Microsoft Sway.
Чтобы преобразовать документ Word, нажмите «Файл» > «Преобразовать» > «Преобразовать в веб-страницу». Затем вам нужно будет выбрать шаблон (Боке выглядит довольно потрясающе, если вы спросите меня) и нажать кнопку «Трансформировать».
После завершения отображения страницы вы можете поделиться ссылкой с выбранной вами аудиторией. Однако это еще не все. Вы можете защитить его паролем, чтобы ссылка не попала в чужие руки.
Что мне нравится в этом преобразовании, так это то, что Sway не только упрощает чтение, но и делает его невероятно простым для редактирования. Таким образом, это избавляет вас от необходимости делиться ссылками с вашими клиентами или членами команды.
Чтобы увидеть параметр «Поделиться», нажмите «Поделиться» в дальнем правом углу. Выберите один из вариантов и нажмите «Требовать пароль», прежде чем закрыть меню «Поделиться».
Профессиональный совет:
8. Очистите домашнюю страницу Word Online
Если вы часто работаете с онлайн-версией Microsoft Word, вы, должно быть, заметили, что домашняя страница со временем может стать довольно грязной. Ну и потерять важные документы не займет много времени.
К счастью, MS Word Online позволяет закрепить важные документы наверху. Все, что вам нужно сделать, это щелкнуть меню из трех точек и выбрать «Добавить в закрепленное».
После этого все ваши закрепленные документы будут доступны на вкладке Закрепленные.
Если вы выбрали макет плитки, щелкните правой кнопкой мыши верхнюю часть документа и выберите «Добавить в закрепленный».
Классный совет:
9. Загружайте файлы без проблем
Есть автономный файл для загрузки? Перетащите файл .docx в любое место на домашней странице, а об остальном позаботится инструмент. Хорошо, что файл открывается автоматически после завершения загрузки.
10. Вставьте документ Word
Word Online также позволяет встраивать файлы и документы поверх вашего сайта или блога. Найти код проще простого.
Нажмите «Файл»> «Поделиться» и нажмите «Встроить». Выберите код и вставьте его в свой блог.
Профессиональный совет: Говоря о встраивании, знаете ли вы, что вы можете повысить конфиденциальность URL-адресов YouTube?
11. Скажи мне, чего ты хочешь?
Нет, здесь нет Люцифера. Это функция MS Word. Этот изящный маленький поиск позволяет вам искать функции и инструменты, которые вы не можете найти. Не можете найти кнопку «Комментарий»?
Введите свой запрос, и изящное окно поиска мгновенно вернется с соответствующим инструментом. Круто, правда?
Примените эти советы на практике
Вот как вы можете использовать Word Online в полной мере. Дайте нам знать, если мы пропустили добавление каких-либо ваших любимых советов и приемов.
Далее: Ищете инструменты для редактирования PDF-файлов? Прочтите сообщение ниже, чтобы узнать о некоторых интересных инструментах.
