Прошло уже несколько лет с тех пор, как Dropbox Paper вышел из стадии бета-тестирования. Инструмент для совместной работы позволяет создавать общие заметки и аккуратно http://организовывать документы и файлы в папки или проекты. Dropbox Paper поддерживает все виды контента и форматов мультимедиа, что упрощает составление диаграмм документов.
Dropbox Paper способен на большее. Если вы хотите изучить весь потенциал бумаги Dropbox, взгляните на лайфхаки и хитрости, упомянутые ниже.
1. Создайте папки только для приглашения
По умолчанию, когда вы создаете папку в Dropbox Paper, ее видят все участники рабочей группы. Однако, если вы хотите создать папку для определенных людей в команде, лучшим решением будет создать папку только для приглашенных.
Для этого нажмите кнопку «Создать новую папку» на правой панели и, как только появится новое окно, добавьте имя. Затем коснитесь значка в виде здания на нижней ленте и выберите «Только по приглашению».
Выберите имена членов вашей команды и нажмите кнопку «Создать».
Классный совет:
2. Проверьте силу поиска
Нужно найти документ, содержащий определенное слово? Поиск власти делает это возможным. Все, что вам нужно сделать, это ввести ключевое слово в строке поиска, и соответствующий файл или папка появится сразу же.
Например, статья о программе-вымогателе появляется в папке GT > Android > Posts > AI для моей учетной записи. Таким образом, мне не нужно проходить весь путь до этой папки.
Точно так же вы можете просто выполнить поиск по названию документа, а инструмент позаботится обо всем остальном.
3. Используйте ярлык
В наш век, когда все происходит почти мгновенно, очень важно следовать той же мантре при управлении своей командой на бумаге, особенно когда речь идет о форматировании документов.
Dropbox Paper поставляется с набором сочетаний клавиш. Помимо общих сочетаний клавиш, таких как Ctrl+B для жирного шрифта и Ctrl+U для подчеркивания, этот инструмент для совместной работы поддерживает множество альтернатив.
- Нумерованный список: 1. после пробела
- Список заданий: [] за которым следует пробел
- Заголовок: Ctrl+Alt+1
- Дата: /дата с последующим пробелом
Итак, если вам нужно добавить серию задач, добавьте *, а затем пробел, и маркер будет добавлен мгновенно.
С их помощью вы экономите много времени, переключаясь между панелями инструментов в документе. Кроме того, они делают ваш рабочий процесс более плавным.
Чтобы узнать полный список, просто нажмите на значок клавиатуры в правом нижнем углу.
4. Создавайте задачи как босс
Как вы, возможно, уже знаете, чтобы добавить контрольный список элементов, все, что вам нужно сделать, это ввести [] с последующим пробелом. Хорошей новостью является то, что вы можете назначать эти контрольные списки/задачи на ходу, просто добавляя знак @, за которым следует имя члена команды.
Итак, если вам нужно создать задачу под названием «Добавить комментарии на Facebook» и назначить ее Сильвии со сроком выполнения 11 марта 2020 года, вам просто нужно ввести следующую команду.
[] Add Comments on Facebook @Sylvia /11/03/2020
Вот и все. Не нужно играть с панелью инструментов или на верхней ленте.
Классный совет:
5. Добавьте документы в папку
Часто ли вы открываете определенную папку, чтобы поместить в нее документ? Это ужасная трата времени.
Лучший способ — создать документ на главной странице. И как только вы назовете его, нажмите ссылку «Добавить в папку» под именем документа, и инструмент позаботится обо всем остальном.
Вы знали:
6. Слишком много смайликов? Посчитай их!
Думаете, вы использовали слишком много смайликов в своем документе? Вместо того, чтобы считать их вручную, как насчет того, чтобы позволить Dropbox Paper сделать эту работу?
Да, ты читаешь это правильно. Помимо стандартных подсчетов, таких как количество слов и символов, Dropbox Paper также подсчитывает количество смайликов.
Итак, если вы чувствуете, что 29 смайликов — это слишком много, вы можете просто вернуться к документу и удалить их.
Чтобы проверить количество слов, нажмите кнопку с тремя точками в правом верхнем углу и выберите параметр «Подсчет слов».
7. Вставляйте скриншоты как профессионал
Еще один интересный трюк, который позволяет вам использовать Dropbox Paper, заключается в том, что вам не нужно загружать скриншоты и изображения обычным способом. Все, что вам нужно сделать, это скопировать изображения из источника и вставить их в свой документ.
Кроме того, изменить порядок изображений в Dropbox Paper так же просто, как перетащить. Выберите изображение, которое вы хотите переместить, и переместите указатель мыши в нужное место. Круто, да?
8. Ссылка на различные элементы мультимедиа
Будь то аудиофайл или видео на YouTube, Dropbox Paper позволяет довольно легко отображать их. Мантра? Скопировать и вставить. Да, вам не нужно добавлять ссылку для вставки.
Здесь вам просто нужно скопировать ссылку на видео (или песню) из адресной строки и вставить ее в свой документ — да, аналогично изображениям и скриншотам.
9. Интеграция с вашим календарем
И последнее, но не менее важное: вы можете интегрировать Paper в Календарь Google (или MS Outlook). Для этого нажмите на название документа, и вы увидите маленькую серую подсказку для ссылки на событие календаря.
Выберите календарь по вашему выбору, и после завершения настройки добавьте дату и заметки о собрании.
Хорошая новость заключается в том, что после интеграции календаря все предстоящие встречи будут отображаться на домашней странице Paper.
10. Ссылайтесь как ниндзя
Да, я знаю, что помимо Invite есть полезная иконка, которая позволяет добавлять внешние ссылки. Но неудобно щелкать по нему, а затем добавлять ссылку каждый раз, когда вам нужно добавить ссылку.
Разумнее всего будет выделить текст, который вы хотите связать, нажать Ctrl+K, а затем добавить ссылку. Шикарно, верно!
11. Экспортируйте свои документы
Dropbox также позволяет экспортировать документы в форматы PDF, Word или Markup. Это особенно полезно, если вам нужно отправить некоторые документы клиентам или деловым партнерам, у которых нет доступа к Dropbox Paper вашей команды.
Для экспорта выберите документ на главной странице и нажмите кнопку «Экспорт», как показано на снимке экрана ниже.
Далее выберите свой формат, и загрузка начнется через несколько секунд.
Положите ручку на бумагу
Помимо всех вышеперечисленных функций, Dropbox Paper позволяет легко интегрироваться со сторонними приложениями, что расширяет возможности инструмента на несколько градусов. Прежде всего, вы можете ссылаться на свои файлы и документы Dropbox так же легко, как добавить флажок или маркированный список.
Следующий: Ищете способы использовать Dropbox из Gmail? Прочтите следующую статью, чтобы узнать, как это сделать.
