Microsoft OneNote — мощный инструмент для создания заметок, если вы знаете, как им пользоваться. По сравнению с другими приложениями для создания заметок, такими как Google Keep, Apple Notes, Bear Notes и т. д., OneNote всегда выигрывает гонку. Это заслуга огромного количества функций, предлагаемых в приложении. Однако систематизация заметок в OneNote может стать утомительной, если вы не знакомы со всеми функциями организации. Итак, в этом посте мы расскажем вам, как лучше организовать свои заметки в OneNote.
У Microsoft есть два приложения OneNote — OneNote и OneNote 2016. Вы должны проверить различия между ними и посмотреть, какое из них вы используете. Следующие советы по организации заметок будут работать в Microsoft OneNote для Windows. Вы можете использовать их и на других устройствах.
Давайте начнем.
1. Создайте несколько блокнотов
Мне нравится OneNote, потому что он предлагает иерархическую структуру папок. Наверху лежат тетради. Изначально у вас будет только один блокнот. Но вы можете создать столько, сколько захотите. Каждый блокнот состоит из нескольких разделов и страниц. У вас могут быть отдельные блокноты для работы, личного использования или разные темы, такие как книги, проекты, предметы и т. д.
Чтобы создать записную книжку, щелкните имя записной книжки вверху. Затем нажмите «Добавить блокнот» внизу. Точно так же вы можете создавать дополнительные блокноты в OneNote. Ознакомьтесь с семью полезными советами для записных книжек OneNote.
Совет: Возникли проблемы с синхронизацией в OneNote? Узнайте, как исправить ошибку синхронизации OneNote в Windows и Mac.
2. Создайте разделы и группы разделов
Нажмите на Блокнот, чтобы открыть его. Разделы приветствуют вас. Вы можете создавать подразделы внутри каждого раздела. Например, если вы создали блокнот для каждого предмета, такого как математика, естествознание, английский язык и т. д., разделы будут содержать главы для каждого блокнота. Вы можете дополнительно создать подраздел для каждой главы.
Чтобы создать раздел, откройте блокнот и нажмите «Добавить раздел» внизу. Назовите его в соответствии с вашими потребностями. Вы можете переименовать его позже.
Чтобы создать подраздел, щелкните правой кнопкой мыши пространство под разделами. Нажмите на новую группу разделов. Назовите группу разделов. Группы разделов будут отмечены стрелкой рядом с их названием. Используйте сочетание клавиш Ctrl + T (Windows) или Command + T (Mac), чтобы добавить новый раздел.
Перетащите существующие заметки, которые вы хотите добавить в группу разделов. Чтобы создать новый раздел непосредственно под группой разделов, щелкните раздел правой кнопкой мыши и выберите «Новый раздел». Используйте маленькую стрелку рядом с группой разделов, чтобы показать или скрыть подразделы.
3. Создайте страницы и подстраницы
Теперь разделы включают страницы и подстраницы. Вы будете писать свое фактическое содержание на страницах. Каждая страница имеет заголовок, определяющий содержимое внутри нее. Попробуйте использовать соответствующий и описательный заголовок для вашей страницы. Заголовки страниц добавляются вверху страницы.
Чтобы создать страницу, нажмите кнопку «Добавить страницу» в нижней части области страницы. Либо щелкните правой кнопкой мыши пробел и выберите «Новая страница». Вы также можете использовать сочетание клавиш Ctrl + N (Windows) или Command + N (Mac), чтобы создать страницу.
Чтобы создать подстраницу, щелкните правой кнопкой мыши страницу и выберите в меню Создать подстраницу. Страница будет сделана подстраницей страницы над ней. В качестве альтернативы используйте сочетание клавиш Ctrl + Shift + Alt + N, чтобы создать новую подстраницу. Щелкните правой кнопкой мыши на подстраницах для таких параметров, как продвижение и свертывание подстраницы, если это необходимо. Используйте маленькую стрелку рядом со страницей, чтобы показать или скрыть подстраницы.
Интересно, что вы также можете создать подстраницу из подстраницы. Просто щелкните правой кнопкой мыши подстраницу и выберите «Создать подстраницу».
Вы всегда можете удалить или создать дополнительные разделы, подразделы, страницы и подстраницы. Так что расширяйтесь по ходу дела. Попробуйте добавить цифры к заголовкам страниц, чтобы идентифицировать их, или используйте смайлики для лучшей видимости. Чтобы добавить эмодзи, используйте сочетание клавиш Windows + точка (.), чтобы открыть панель эмодзи на ПК с Windows.
4. Используйте поиск, чтобы найти заметки
Как только вы начнете добавлять заметки в OneNote, вам может быть сложно быстро найти нужную заметку среди различных разделов и страниц. Воспользуйтесь функцией поиска в OneNote, чтобы найти заметку. Щелкните значок поиска в левой части OneNote и введите любой термин, присутствующий в заметке. Появится список заметок, содержащих поисковый запрос. Нажмите на заметку, которую хотите открыть.
Нажмите на второе раскрывающееся окно под окном поиска, чтобы выбрать, где вы хотите искать. Вы можете выполнять поиск по всем блокнотам, текущему блокноту, текущему разделу или странице. Либо используйте сочетание клавиш Ctrl + F для поиска на текущей странице и Ctrl + E для поиска во всех блокнотах. Поиск также может пригодиться для поиска тегов, как показано далее.
5. Используйте теги
Теги в OneNote — это способ пометить предложение или абзац для индексации и быстрого поиска. Считайте их ярлыками для ваших заметок. Но вместо того, чтобы маркировать всю заметку, вы можете создать тег только для одного предложения/абзаца. Позже, когда вам нужно будет найти метку, используйте поиск, чтобы найти метки, и вы попадете точно в то место, где находится ваша заметка с меткой.
OneNote предлагает несколько предопределенных тегов, таких как определения, помеченные звездочкой, списки дел и т. д. Возьмем в качестве примера теги определений. Если у вас есть различные определения, разбросанные по вашим записным книжкам, и вы хотите просмотреть их, добавьте тег определения, а затем найдите его. Вы даже можете создавать собственные теги.
Чтобы создать тег, поместите свой курс в любом месте текста, который вы хотите пометить. Затем щелкните маленькую стрелку вниз рядом со значком списка дел вверху на вкладке «Главная» и выберите соответствующий тег. Повторите процедуру, чтобы снять тег. Вы даже можете щелкнуть правой кнопкой мыши и пометить текст.
Чтобы найти тег, откройте поиск в OneNote и один раз щелкните поле поиска. Теги, используемые в ваших блокнотах, появятся. Если вы не видите свой тег, введите имя и выполните поиск. Нажмите на тег, чтобы увидеть результаты.
6. Примечания по изменению порядка
После того, как вы создали разделы или страницы, вы можете легко изменить их порядок, чтобы сохранить похожие разделы или страницы вместе. Вы можете использовать эту функцию для добавления подразделов и подстраниц. Просто перетащите раздел или страницу в нужное место. Вы можете изменить порядок элементов в одном или разных разделах и блокнотах.
В качестве альтернативы, если перетаскивание вызывает затруднения, щелкните правой кнопкой мыши элемент, который вы хотите переместить или скопировать, и выберите «Переместить/копировать». Затем выберите новый пункт назначения.
7. Сортировка страниц
OneNote предлагает несколько способов сортировки страниц. Вы можете упорядочить их вручную, как показано выше, или с помощью доступных режимов сортировки — по алфавиту, по дате создания и по дате изменения. Для этого щелкните значок сортировки в верхней части списка страниц. Выберите режим в соответствии с потребностями.
8. Цветовое кодирование ваших заметок
Чтобы легко идентифицировать свои разделы и записные книжки, вы можете пометить их цветом. Вы можете использовать один и тот же цвет для одинаковых типов разделов. Всегда выбирайте цвет, с которым вы легко можете себя идентифицировать. Затем щелкните правой кнопкой мыши имя раздела или блокнота и выберите в меню пункт «Цвет». Затем выберите желаемый цвет.
Профессиональный совет: Вы также можете изменить цвет фона вашей страницы. Для этого перейдите на вкладку «Вид» вверху и выберите «Цвет страницы».
9. Используйте форматирование текста
Не секрет, что вы можете настроить свой текст в OneNote, используя основные параметры форматирования, такие как жирный шрифт, курсив, подчеркивание и т. д. Вы даже можете создавать маркированные и нумерованные списки и изменять стиль и размер шрифта. Кроме того, вы можете форматировать текст, используя различные стили, такие как заголовок, цитата, код и т. д. Вы также можете выделить текст для лучшей видимости в ваших заметках. Вы найдете их все на вкладке «Главная».
Совет: Думаете о переходе на OneNote из Google Docs для написания документов? Знайте различия между ними, прежде чем переключаться.
10. Выровняйте текст
Для лучшей читаемости вы можете выровнять текст в OneNote. Для этого используйте параметры выравнивания на верхней панели на вкладке «Главная».
Либо наведите указатель мыши на текст, и вы увидите небольшой серый значок слева от текста. Перетащите его вправо, чтобы изменить выравнивание.
11. Изменить размер заметок
Когда вы добавляете заметки на страницы OneNote, вы заметите рамку вокруг ваших данных. Вы можете изменить размер и переместить этот контейнер в соответствии с вашими потребностями. Щелкните в любом месте текста, чтобы сделать поле видимым. Когда поле появится, измените его размер, используя его границы. Чтобы переместить контейнер, наведите указатель мыши на верхний край контейнера, пока не увидите четырехстороннюю стрелку. Затем переместите контейнер.
12. Закрепить страницу в меню «Пуск»
Чтобы быстро получить доступ к записной книжке, разделу или странице OneNote, вы можете закрепить их в меню «Пуск». Одним щелчком мыши по его значку в меню «Пуск» вы сможете получить доступ к нужному элементу. Щелкните правой кнопкой мыши элемент (блокнот, раздел или страницу), который вы хотите закрепить, и выберите в списке Закрепить на начальном экране.
13. Отметить как непрочитанное
Иногда, когда вы заняты и записываете заметки, которые хотели бы проверить позже, вы можете пометить их как непрочитанные. Это будет отличать его от остальной коллекции. Название непрочитанной заметки будет выделено жирным шрифтом. Эта функция может пригодиться и студентам. Если какая-то глава еще не прочитана вами, просто отметьте ее как непрочитанную. Когда вы отмечаете страницу как непрочитанную, соответствующий раздел и блокнот также будут помечены как непрочитанные.
Для этого щелкните правой кнопкой мыши страницу и выберите Отметить как непрочитанное.
14. Ссылки на страницы
Один из лучших способов упорядочить содержимое в OneNote — связать страницы или разделы. Если вы использовали Notion, вы должны быть знакомы со ссылками на страницы. Узнайте, чем отличается Notion от OneNote.
По сути, вы можете создать ссылку для каждой страницы или раздела, которую вы можете добавить на другие страницы, чтобы ссылаться на них. При нажатии на ссылку сразу открывается связанная страница. Вы можете использовать его для перехода со страницы на другую в OneNote. Для лучшего использования добавьте двусторонние ссылки, т. е. на обе страницы. Это поможет быстро переключиться обратно. Вы также можете создать страницу оглавления, связывающую каждую страницу.
Чтобы создать ссылку для своей страницы или раздела, щелкните правой кнопкой мыши имя страницы или раздела или щелкните правой кнопкой мыши в любом месте страницы и выберите Копировать ссылку. Ссылка будет скопирована в буфер обмена.
Откройте страницу, куда вы хотите вставить его. Затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите вставить. Нажмите на ссылку для переключения страниц. Чтобы вернуться на предыдущую страницу, используйте кнопки навигации «Назад» и «Далее» в верхнем левом углу OneNote.
15. Архивные записные книжки
Если вы ищете функцию архивирования в OneNote, вы ее не найдете. Это потому, что у него другое название — Закрыть блокнот. Вы можете скрыть всю свою записную книжку с главной панели OneNote, закрыв ее. Закройте блокноты, которые вам сейчас не нужны. Данные в них останутся такими же, за исключением того, что вы их не увидите. Вы всегда можете добавить их обратно.
Чтобы закрыть записную книжку, щелкните правой кнопкой мыши имя записной книжки и выберите Закрыть эту записную книжку.
Бонус: защита паролем ваших разделов
У вас есть что-то важное в блокноте? Заблокируйте его паролем. Защита паролем доступна только для разделов. Все страницы внутри раздела будут заблокированы. Щелкните правой кнопкой мыши раздел и выберите Защита паролем. Узнайте подробнее о защите паролем разделов OneNote.
Получайте удовольствие от организации заметок
Если вы только начинаете упорядочивать свои заметки в OneNote, не перегружайтесь функциями. Вы, вероятно, не сможете настроить правильно за один раз, потому что организация цифровой информации грязная. Экспериментируйте и смотрите, что работает для вас, а что нет. Добавьте эту страницу в закладки и регулярно посещайте ее, чтобы проверить, используете ли вы все функции организации для своих заметок.
Следующий: Вы любите Microsoft OneNote? Ознакомьтесь с 12 дополнительными советами и рекомендациями по OneNote, чтобы использовать его как профессионал.
