Если вы владелец малого бизнеса или фрилансер, вы, вероятно, обрабатываете много
PDF-файлы
. Будь то счета-фактуры, сметы или даже контрактные документы, в наши дни почти все отправляется в формате PDF.
По мере увеличения количества PDF-файлов управление ими становится проблемой. Вот несколько советов, которые помогут вам ускорить рабочий процесс.
1. Документы OCR с помощью FreeOCR
OCR — отличная технология, которая обрабатывает ваши отсканированные или загруженные PDF-файлы и делает текст узнаваемым. Это может быть особенно полезно для индексации страниц, сканируемых вашим сканером. FreeOCR — бесплатная утилита для Windows, которая делает именно это.
Это легкое приложение, которое просматривает ваши PDF-файлы, анализирует их содержимое и превращает невыбираемый текст в форме изображения/PDF в обычный текст, с которым вы можете работать.
2. Создавайте и редактируйте PDF-файлы с помощью Foxit Reader
Foxit Reader — это бесплатная программа для чтения PDF-файлов для Windows, но она может делать гораздо больше, чем просто читать PDF-файлы. Интерфейс Foxit выглядит опасно близким к пакету Microsoft Office, но если мы посмотрим на более яркую сторону, пользователи Office будут чувствовать себя как дома. Вы можете создать документ в MS Word/Excel точно так же, как и сейчас, но вместо использования встроенного инструмента экспорта MS вы можете использовать значительно улучшенный вариант Foxit.
Важная заметка: Foxit Reader включает и выключает рекламное ПО (читай, надоедливые панели инструментов) вместе со своим продуктом. Поэтому внимательно следите за этапами установки и обязательно выберите выборочная установка режим вместо стандартного.
Если у вас установлен Foxit Reader, вы должны увидеть параметры PDF в своих программах Office, удобно расположенные в меню ленты. Если вы ищете более естественный подход к созданию PDF-файлов, обязательно попробуйте Foxit. Вы также можете использовать Foxit для комментирования и выделения PDF-файлов.
3. Сохраняйте PDF-файлы на Google Диск
Google Диск предоставляет вам 15 ГБ бесплатного хранилища, которое вы можете расширить, заплатив ежегодную плату. Большинству из нас будет достаточно 15 ГБ. Вы спросите, зачем вам вообще загружать свои PDF-файлы на Google Диск? Ну, по той же причине, по которой вы делаете резервные копии в облаке. Наличие копии онлайн всегда имеет смысл.
А с Диском вы можете делать гораздо больше, чем просто создавать резервные копии PDF-файлов. Система управления папками Google Диска означает, что все ваши PDF-файлы могут храниться систематически, что впоследствии сократит время поиска. Вы также можете быстро прикрепить их к своей электронной почте в Gmail, когда вам нужно отправить PDF-файл кому-то по электронной почте. Превосходная функция Gmail для вложений гарантирует, что получателю никогда не придется выходить из браузера, если он просто хочет просмотреть вложение.
4. Включите OCR на Google Диске
Google Диск поддерживает OCR. Это означает, что ваши PDF-файлы с OCR будут сохранены, и вы сможете выполнять поиск прямо из них.
Чтобы включить эту функцию, нажмите кнопку Настройки значок со страницы Google Диска, затем перейдите в Загрузить настройки и проверьте вариант, который говорит Преобразование текста из загруженного файла PDF и изображения. Теперь каждый загруженный вами PDF-файл будет отсканирован и преобразован в формат с возможностью поиска.
5. Ищите PDF-файлы с помощью Google Диска (или Evernote)
Теперь, когда все ваши отсканированные PDF-файлы распознаны и загружены в одно централизованное место, их можно использовать с пользой. Вы можете использовать Google Диск не только для поиска PDF-файлов по названию, но и по тексту внутри них.
Поэтому, если вы не помните имя искомого PDF-файла, но смутно помните его содержание, Google Диск наверняка вам поможет.
Альтернатива: Evernote предоставляет аналогичные (и расширенные) функции, но они доступны только для пользователей Evernote Premium. Если вы один из них, я не могу рекомендовать использовать Evernote для сохранения и индексации ваших PDF-файлов. Поскольку Evernote — настольное приложение, поиск занимает гораздо меньше времени, а недавние обновления поиска Evernote сделали его действительно мощным. Если вы готовы платить за услугу по управлению PDF-файлами, вам обязательно стоит обратить внимание на Evernote.
