Независимо от того, являетесь ли вы физическим лицом, частью организации или владельцем магазина, вы несете расходы, и вы должны нести за них ответственность. Так легко забыть запись и так трудно вспомнить, куда исчезла ваша зарплата.
Кажется, это универсальная проблема, и почти все, кого я знаю, ищут систему для учета расходов. Хотя необходимо регистрировать все расходы, которые мы несем, также необходимо сделать этот процесс простым и быстрым. Чем обременительнее записывать расходы, тем больше шансов, что вы избежите этого.
Вот почему мы рассмотрим два самых популярных приложения для отслеживания и управления расходами, доступных на рынке. Наша миссия, если мы примем ее, будет состоять в том, чтобы прийти к заключению в конце этого поста. Надеюсь, с победителем.
Претендентами являются Expensify и Shoeboxed. Давайте посмотрим, какой менеджер расходов подходит именно вам.
1. Кроссплатформенная совместимость
Это одна из первых вещей, которые я проверяю, когда ищу новый инструмент или приложение. У разных людей разные потребности. Некоторым нравится Android, а другим нравится iOS. Есть пользователи Windows, а есть люди, которым нравится получать доступ к вещам в браузере. Эта ситуация особенно актуальна, когда вы работаете в команде.
И Shoeboxed, и Expensify доступны на платформах Android и iOS. Вы также можете использовать их в любом браузере по вашему выбору без каких-либо проблем. Это поможет вам всегда синхронизировать свои чеки.
2. Обзор цен
Еще одним важным фактором, который следует учитывать, особенно если вы ищете масштабируемое решение, является цена. С сотнями и тысячами сотрудников количество записей и расходов может быстро взлететь до небес.
Shoeboxed предлагает три основных плана. Существует план для фрилансеров (для одного пользователя), который начинается с 15 долларов в месяц и позволяет сканировать и хранить до 50 документов в месяц. Если вы представляете малый бизнес или молодой стартап, выберите план Classic за 39 долларов США для двух пользователей, где вы получаете до 150 документов в месяц.
Наконец, есть бизнес-план за 69 долларов в месяц, по которому вы получаете 500 документов в месяц с 3 пользователями. Существует также план Team, который начинается с 9,95 долларов США за пользователя.
С другой стороны, Expensify использует более простой подход, ограничивая количество доступных планов. Индивидуальный план начинается с 4,99 долларов в месяц без ограничений на сканируемые квитанции. Для команд у них есть план за 10 долларов за пользователя, а затем есть корпоративный план, который начинается с 18 долларов за пользователя. Существует также корпоративное решение, для которого вам нужно будет написать письмо или поговорить с представителем клиента.
У Expensify есть бесплатная версия с 10 сканированиями в месяц, в то время как Shoeboxed предлагает 5 документов в месяц с бесплатной учетной записью. Неплохо протестировать сервис.
3. Пользовательский опыт
Поскольку большинство из нас будет использовать смартфоны для сканирования квитанций о расходах, именно с этого я и начал. Приложение Shoeboxed не очень простое в использовании. Интерфейс был немного сложным, без функций и руководств. Expensify, с другой стороны, имеет чистый и интуитивно понятный интерфейс с упором на простоту и скорость.
Хотя у меня не было никаких задержек ни в одном из приложений, я был более счастлив возиться с Expensify, чем с Shoeboxed. В последнем варианты были ограничены без возможности управления или изменения валюты.
Некоторым людям нужно время от времени выезжать за границу, чтобы посещать собрания, а что нет. При включенном местоположении Expensify будет определять и менять валюты на лету.
4. Особенности
Базовый функционал остался прежним. Вы сканируете квитанцию о расходах, и приложение соберет все важные данные, такие как цена, товары и количество, чтобы создать оцифрованную версию квитанции, которая будет синхронизирована с вашей облачной учетной записью.
В то время как в обоих приложениях есть возможность упорядочивать квитанции по поездкам, у Expensify есть вкладка отчетов, которая очень пригодится. Как? Соберите все чеки, пока находитесь в командировке, составьте отчет и отправьте на утверждение. Когда он будет очищен (прямой депозит или PayPal) и вам заплатят, вы будете уведомлены. Это мощно и легко одновременно.
Expensify позволил мне создавать категории для дальнейшей классификации моих расходов, таких как еда, транспорт и проживание. Мы обычно используем наши кредитные карты для оплаты, потому что это безналично, быстро и удобно. Expensify также позволил мне напрямую импортировать выписку по моей кредитной карте.
Shoeboxed позволит вам отслеживать пробег, но Expensify также позволит вам отслеживать время, что может быть полезно, если вы обмениваете часы на доллары. Кроме того, Expensify поставляется с функцией суточных, когда человеку предоставляется дневное пособие, и вы можете использовать приложение, чтобы отслеживать его ежедневно.
У Shoeboxed есть одна функция, которой нет у Expensify. Если у вас есть куча чеков и нет времени на сканирование, отправьте их все в конверте в Shoeboxed, и они отсканируют и загрузят их в вашу учетную запись. Это поможет вам избавиться от невыполненных работ и ускорить процесс.
5. Сторонняя интеграция
И Shoeboxed, и Expensify интегрируются с рядом сторонних приложений и программ, но Expensify лидирует здесь. Оба они интегрируются с бухгалтерскими программами, такими как Quickbooks, Intuit и Xero, но Expensify также соединяется с Microsoft, Oracle, SAP, Bill.com, Uber и рядом других популярных сервисов.
Expensify против Shoeboxed: вердикт
К настоящему времени кажется, что Shoeboxed сильно отстает, когда дело доходит до лучшего приложения для управления расходами. Я обнаружил, что Expensify подходит не только для фрилансеров, но и для стартапов, компаний и корпораций, которые ищут масштабируемое корпоративное решение.
Благодаря отсутствию ограничений на количество сканируемых чеков, автономной поддержке, большему количеству сторонних интеграций и лучшему пользовательскому интерфейсу Expensify выиграл эту битву. Но в отрасли есть и другие претенденты, о которых я расскажу в следующем руководстве.
Далее: Вы собираетесь в путешествие? Ищете приложения для управления командировочными расходами, прежде чем отправиться в путешествие? Ниже приведена статья об удивительных приложениях для дорожных расходов для платформы Android.
