Если вы никогда не хотите что-то забывать, лучший способ двигаться вперед — записать это в свой список дел, установить напоминание и заняться своими повседневными делами. Следуйте этому, и вы никогда ничего не забудете в своей жизни. Единственное, что нужно помнить, это то, что у вас есть надежная система/приложение для записи ваших задач, и оно доступно на всех платформах, с которыми вы знакомы и которые используете.
Сегодня мы сравним два приложения — Google Keep и Todoist. Оба приложения используют разные подходы к созданию списков дел и управлению ими.
Google Keep — это бесплатное приложение, доступное на всех платформах и позволяющее работать с текстовыми, графическими и звуковыми заметками.
Todoist — надежное приложение, которое также доступно на всех платформах, поддерживает подпроекты, использует естественный язык, интегрируется со сторонними приложениями и использует цели для отслеживания прогресса.
1. Заметки и списки дел
Одним из важных отличий является то, что Keep — это приложение для создания заметок, которое поддерживает как заметки, так и списки дел. Todoist, с другой стороны, это приложение только для списков, но вы можете добавлять комментарии. В Google Keep заметка может быть текстовой/изображенной/аудио-заметкой или заметкой с флажками. Не может быть и то, и другое одновременно — немного ограничивает.
Todoist специально создан для работы в качестве диспетчера задач, где вы можете добавлять отдельные задачи и создавать проекты и подпроекты для обработки рабочей нагрузки.
И Keep, и Todoist умны, потому что они перемещают отмеченные элементы в конец списка. Кроме того, если вы создадите новую задачу, которая уже есть в списке, Keep и Todoist напомнят вам об этом.
Как упоминалось выше, вы можете использовать Keep для создания заметок в различных форматах, таких как текст, изображение и аудиозаметки. Вы также можете рисовать внутри заметки, если вам нравится рисование. Кроме того, Keep будет на лету преобразовывать аудиозаметки в текст, чтобы вы могли редактировать их по своему усмотрению. Точно так же он будет захватывать текст с изображений с помощью OCR, что может быть полезно для сканирования визитных карточек или вывесок.
Подводя итог, Keep позволит вам делать заметки в различных форматах, предоставляя вам больше возможностей для ввода, а Todoist позволит вам создавать больше уровней, углубляться и обрабатывать сложные проекты с несколькими слоями.
2. Управление и сортировка
Записывать задачи, о которых вы должны позаботиться, — это одно, а управлять этими задачами и находить их — совсем другое. И Keep, и Todoist позволяют добавлять напоминания на основе даты и времени или местоположения. Напоминания на основе местоположения особенно полезны, когда вы бегаете по делам.
Todoist более гибок в управлении задачами, так как позволяет перемещать задачи между списками и проектами. Просто перетащите. В Keep вы не можете перемещать задачи из одной заметки в другую, а можете только менять их порядок.
Todoist также позволит вам создавать подзадачи и легко менять их порядок.
И Keep, и Todoist позволяют вам помечать заметки/задачи ярлыками. Некоторые люди также называют их тегами. Но вы не можете создавать проекты в Keep. Вместо этого Keep использует визуальные подсказки и позволяет раскрашивать заметки кода. Это делает вещи интересными. Вы можете выбирать разные цвета для разных проектов, что упрощает мгновенное распознавание заметок.
Todoist позволит вам с первого взгляда расставить приоритеты для проектов и задач, какие задачи требуют вашего немедленного внимания, а какие вы можете позволить себе отложить. Каждый уровень приоритета отмечен флажком разного цвета.
Как только вы начинаете использовать конкретный сервис для своих сеансов сброса мозгов, все может быстро выйти из-под контроля, когда вокруг лежат сотни заметок и задач. Это когда вы понимаете, что вам нужна надежная функция поиска и сортировки. Keep покажет вам список тегов или ярлыков слева, которые вы можете использовать для сортировки и поиска текста. Я использую Keep уже некоторое время и могу легко найти то, что ищу большую часть времени.
Todoist намного лучше детализирует задачи. Вы можете сортировать их по приоритету, меткам и проектам, что дает вам представление о том, чего вы хотите достичь в данный момент. Все легко доступно на боковой панели.
Вы также можете сортировать задачи в зависимости от того, должны ли они быть выполнены сегодня или в ближайшие 7 дней. Таким образом, вы можете сосредоточиться на предстоящей неделе, а не беспокоиться о следующем месяце. Опять же, отличный способ расставить приоритеты в рабочем процессе.
Todoist также позволит вам сортировать задачи и проекты по имени и ответственному лицу, если вы работаете в среде для совместной работы.
Вы можете назначать напоминания заметкам, это может быть как заметка, так и список, и Keep напомнит вам в нужный момент. Быстрый взгляд на боковую панель позволит вам увидеть все ваши заметки и напоминания по отдельности.
Наконец, в Todoist есть очки Кармы, которые служат мотиватором для выполнения ваших задач и получения удовольствия от отметки этой задачи в списке. Идея проста. Вы ставите цель и составляете список задач, которые в конечном итоге помогут вам ее достичь. По мере того, как вы работаете над достижением своих целей и выполняете больше задач, вы получаете больше очков.
Одним из важных отличий является то, что вы можете добавлять файлы к задачам в Todoist, тогда как заметки в Keep поддерживают только изображения и ссылки.
Откровенно говоря, если вам нужен стимул для завершения работы, возможно, вы выбрали не ту профессию. Но эй, это только я. В идеале вам должно нравиться это настолько, что вы делаете это, потому что это весело. Ладно, хватит с философией.
3. Интеграция и сотрудничество
Keep — это продукт Google, что означает, и вы, вероятно, уже знали, что он интегрируется с другими приложениями Google, такими как Docs, Slides, Forms, Sheets и Gmail. Вы можете легко создать заметку для любого документа или листа, но заметку Keep можно превратить только в документ. Это действительно имеет смысл.
В отличие от Keep, Todoist поставляется с надежным API, который работает со многими сторонними приложениями, включая все приложения Google, а также другие, такие как Slack, Dropbox, Workflow, IFTTT, Spark, Newton, Toggl, Amazon Alexa и другие. Это делает Todoist идеальным решением и для предприятий.
Сотрудничать в Keep так же просто, как нажать кнопку «Поделиться» и отправить приглашение по электронной почте. Затем он/она может начать добавлять в заметку или контрольный список. Хорошо, когда вы делаете покупки в торговом центре и вам нужно согласовать товары, которые каждый из вас добавил.
Todoist работает аналогичным образом: вы можете пригласить кого угодно добавить или отредактировать список задач в режиме реального времени. Вы делаете это, отправляя приглашение по электронной почте. Поскольку Todoist создан для предприятий и компаний, вы также можете приглашать сотрудников из других проектов, если они уже используют Todoist. Например, когда вам нужна помощь администратора для решения конкретной проблемы.
4. Цены и платформы
Будучи продуктом Google, Keep можно использовать бесплатно без ограничений по размеру или количеству заметок. Это также не будет учитываться при расчете 15 ГБ бесплатного хранилища на вашем Google Диске. Todoist предлагает различные планы, начиная с бесплатного, где вы не можете устанавливать напоминания или добавлять метки, премиального по цене 29 долларов США для частных лиц и 29 долларов США на пользователя для предприятий. Большинству пользователей понадобится премиум-план из-за установленных ими ограничений.
И Keep, и Todoist доступны на всех платформах, таких как Windows и Mac, Android и iOS, и имеют расширения/надстройки для популярных браузеров, таких как Firefox и Chrome. Таким образом, вы можете вырезать веб-страницы и синхронизировать все свои данные между устройствами.
Заметки навсегда
У большинства из нас, имеющих привычку делать заметки, под животом лежат сотни и тысячи заметок. Настоящая проблема возникает, когда вам нужно сменить базу и использовать другое приложение или сервис. Лучше начать правильно, мыслить в долгосрочной перспективе и с самого начала выбрать приложение для заметок/задач, которое соответствует вашим потребностям.
Если вам нужен простой инструмент для создания заметок с менеджером списков дел, Google Keep очень универсален и мощен. Todoist больше подходит для опытных пользователей со сложной рабочей жизнью, несколькими проектами или тем, кому нужно корпоративное решение.
Далее: Хотите узнать, как Google Keep сравнивается с Google Tasks? Перейдите по ссылке ниже, чтобы узнать, чем они отличаются.
