Подпись электронной почты — это практичный способ сообщить получателю о вашем присутствии в социальных сетях, контактной информации или вашей роли в компании. Поставщики электронной почты, такие как Outlook и Gmail, позволяют это пользователям создавать уникальную подпись для каждого отправляемого ими письма. Проблема возникает, когда вы хотите использовать несколько подписей для разных целей. Вот как можно использовать разные подписи на рабочем столе Outlook.
Допустим, вы отправляете личное электронное письмо друзьям и родственникам, и в этом случае вы не захотите прикреплять подпись, содержащую сведения о компании. Точно так же, когда вы хотите ответить на рабочее электронное письмо, вы не хотите использовать подпись с личными профилями в социальных сетях.
Вы всегда можете использовать разные идентификаторы электронной почты для разных целей, но это неэффективное решение для использования разных подписей. К счастью, Outlook позволяет создавать разные подписи для использования в зависимости от получателя и контекста электронной почты. Вот как их настроить.
Используйте разные подписи в приложении Outlook в Windows
Возможность использовать разные подписи Outlook в одной и той же учетной записи Outlook доступна только для настольных приложений. Это означает, что вы не можете создавать и использовать несколько подписей Outlook из мобильных приложений Outlook или из Интернета.
В приведенном ниже примере мы будем использовать приложение Microsoft 365 Outlook для использования разных подписей. Следуйте приведенным ниже инструкциям.
Шаг 1. Откройте Outlook на компьютере с Windows.
Шаг 2: Нажмите «Файл» в строке меню.
Шаг 3: Выберите «Параметры» на левой боковой панели.
Шаг 4: Перейдите в Почту и выберите Подписи.
Шаг 5: Вы увидите текущие подписи для редактирования.
Шаг 6: Вы можете внести изменения в существующую подпись и использовать кнопку «Создать», чтобы создать новую.
Шаг 7: Введите имя для этой подписи и нажмите OK.
Шаг 8: Создайте новую подпись с помощью текстового редактора и нажмите кнопку «Сохранить» внизу.
В меню «Выбор подписи по умолчанию» вы можете выбрать подпись по умолчанию для новых сообщений и для ответов/пересылок. Не волнуйтесь, вы по-прежнему можете использовать другую подпись при создании нового электронного письма. Вот как.
При написании нового электронного письма вы можете выбрать меню «Подпись» вверху. Затем выберите подходящую подпись из выпадающего меню и начните писать письмо. Если вы не используете меню подписи, Outlook продолжит использовать подпись по умолчанию, которую вы установили в меню «Параметры».
Даже когда вы отвечаете на электронное письмо или пересылаете его, у вас есть возможность использовать другую подпись в Outlook.
Давайте переключимся на Outlook для Mac и обсудим, как использовать разные подписи электронной почты.
Используйте разные подписи в приложении Outlook для Mac
Microsoft недавно переработала полностью обновленное приложение для Mac. В будущем Microsoft планирует выпустить одно приложение Outlook для всех операционных систем. Но это далеко не конец, и текущее приложение Outlook — это то, что мы получаем на данный момент.
Чтобы уточнить это. Outlook не будет синхронизировать ваши подписи электронной почты между операционными системами. Это означает, что созданные вами подписи Outlook в Windows останутся в Windows. Тот же случай с приложением Mac и мобильными приложениями Outlook.
Мы не будем считать это недостатком. Понятное решение для хранения подписей электронной почты отдельно в зависимости от используемого устройства/ОС.
Имея это в виду, давайте узнаем, как использовать различные подписи электронной почты в Outlook на Mac.
Шаг 1. Откройте приложение Outlook на Mac.
Шаг 2: Нажмите Outlook в строке меню и откройте меню «Настройки».
Шаг 3: Перейдите в Электронная почта > Подписи.
Шаг 4: В меню «Подпись» вы увидите все свои текущие подписи с левой стороны. Щелкните значок +.
Шаг 5: Откроется небольшое диалоговое окно текстового редактора.
Шаг 6: Дайте подписи подходящее имя и создайте подпись электронной почты.
Шаг 7: Закройте диалоговое окно и нажмите кнопку Сохранить.
В меню «Выбрать подпись по умолчанию» вы можете выбрать предпочтительную учетную запись и подпись электронной почты, которые будут использоваться с новыми электронными письмами и ответами/переадресациями.
Выберите часто используемую подпись электронной почты и закройте меню.
Нажмите кнопку «Новое сообщение» в левом верхнем углу и создайте новое электронное письмо из Outlook Home. Вы можете выбрать меню «Подпись» вверху и выбрать правильную подпись для использования в электронной почте Outlook с правой стороны.
Используйте правильную подпись в нужном месте
Вы должны использовать правильную подпись с контекстом электронной почты и получателем, как мы упоминали ранее. Это производит лучшее впечатление на получателя. В основном мы используем 3-4 различных подписи электронной почты с Outlook для Windows в зависимости от темы электронной почты. Как вы планируете использовать разные подписи в Outlook? Поделитесь своим мнением в разделе комментариев ниже.
