Когда над файлом Excel работают несколько человек, наличие функции, позволяющей идентифицировать изменения и ответственных за них, становится важным. Популярная функция Microsoft Office, позволяющая отслеживать изменения в файлов называется отслеживанием изменений.
В отличие от Microsoft Word, функция отслеживания изменений не отображается на ленте Excel. Однако вот как включить его на ленте:
Как включить функцию отслеживания изменений в Microsoft Excel
Ленту Microsoft Excel легко настроить. Чтобы включить отслеживание изменений на ленте, выполните следующие действия:
Шаг 1: Запустите Microsoft Excel.
Шаг 2: Щелкните правой кнопкой мыши на ленте и выберите пункт Настроить ленту из списка опций.
Шаг 3: В новом меню перейдите к выпадающему списку под заголовком «Настроить ленту». У вас должно быть три варианта: «Все вкладки», «Основные вкладки» и «Вкладки инструментов».
Шаг 4: Из выпадающего списка выберите «Настроить ленту основных вкладок».
Шаг 5: Под выпадающим списком прокрутите основные вкладки ленты, пока не найдете «Обзор».
Шаг 6: Нажмите «Новая группа» под полем, после чего должно появиться новое поле с названием «Новая группа (пользовательская)».
Шаг 7: Нажмите на опцию «Переименовать».
Шаг 8: Укажите имя новой группы (например, Отслеживание изменений) и выберите символ для ее представления.
Шаг 9: Установите курсор на выпадающий список, расположенный под заголовком Choose Commands From. У вас должно быть девять вариантов, начиная от обычных команд и заканчивая пользовательскими вкладками и группами.
Шаг 10: В раскрывающемся списке выберите Команды не на ленте.
Шаг 11: В раскрывающемся списке прокрутите Команды, отсутствующие на ленте, пока не найдете Отслеживание изменений (устаревшее).
Шаг 12: Выберите Добавить >>.
Шаг 13: Вернитесь в поле Select Commands From, прокрутите список команд и добавьте команды Accept/Reject Changes и Highlight Changes в группу Change Tracking.
Шаг 14: Чтобы сохранить добавление новых записей и групп, нажмите OK.
Настройка функции отслеживания изменений в Microsoft Excel
После того, как вы настроили ленту, следующим шагом будет убедиться, что новая функция отслеживания изменений находится на ленте. Вам также необходимо настроить, как вы хотите, чтобы он работал.
Шаг 1: На ленте выберите вкладку Обзор.
Шаг 2: Убедитесь, что новая группа «Отслеживание изменений» находится на ленте «Обзор».
Шаг 3: Нажмите «Выделить изменения», после чего откроется новое диалоговое окно.
Шаг 4: В диалоговом окне установите флажок Track Changes while editing.
Шаг 5: Настройка Если вы хотите, чтобы изменения отслеживались, вы можете выбрать любой из этих вариантов:
- С момента последнего сохранения.
- С даты (здесь вы вводите конкретную дату).
- Пока не рассмотрен.
- Все вышеперечисленное.
Шаг 6: Чтобы настроить, для кого отслеживаются изменения, вы можете выбрать один из этих вариантов: «Все, кроме меня» или «Все».
Шаг 7: Нажмите OK, чтобы сохранить настройки.
Обратите внимание, что опция «Выделить изменения» должна быть включена для каждого файла перед редактированием, как и в Microsoft Word.
Просмотр и принятие/отклонение изменений
Теперь, когда на ленте есть функция «Отслеживание изменений», вы можете легко определить новые изменения в книге или на листе. Новые изменения часто выделяются. Вот как это работает:
Шаг 1: На листе Excel наведите курсор мыши на ячейку с маленькой тенью в левом верхнем углу.
Шаг 2: Действие из шага 1 открывает поле комментария со следующей информацией:
- Кто произвел изменения.
- Когда было произведено изменение.
- Что изменилось в камере.
Просмотрите информацию, чтобы убедиться, что изменения приемлемы.
Шаг 3: Выберите вкладку Обзор на ленте.
Шаг 4: В группе Отслеживание изменений выберите Принять/отклонить изменения.
Шаг 5: В новом диалоговом окне выберите ‘Принять или отклонить изменения’ в опциях ‘Кто’, ‘Где’ и ‘Когда’.
- Когда: можно выбрать изменения, которые еще предстоит проверить, или просто указать дату.
- Кто: вы можете решить, чьи изменения вы будете просматривать.
Шаг 6: После того, как вы сделали выбор, нажмите OK, чтобы открыть новое диалоговое окно с отображением всех изменений в Excel.
Шаг 7: В этом диалоговом окне вы можете принять или отклонить все изменения сразу или сделать это по отдельности.
Использование инструмента комментариев в Microsoft Excel
Отслеживание изменений позволяет свести к минимуму проблемы, связанные с контролем версий в Excel, поскольку вы можете указать изменения, которые следует принять или отклонить. Вы также можете использовать инструмент комментариев в Microsoft Excel, чтобы отслеживать изменения или оставлять заметки для других соавторов.