Делать заметки в OneNote — одно удовольствие. Microsoft OneNote разделен на блокноты, внутри которых некоторые разделы содержат страницы. Одной из ключевых особенностей любого приложения для ведения заметок является совместное использование. совместное использование и сотрудничество. Как же обмениваться записными книжками OneNote на настольных и мобильных устройствах? Именно этому и посвящен данный учебник. Мы рассмотрим все версии OneNote на всех платформах.
Прежде чем мы перейдем к совместному использованию, необходимо немного подробнее представить различные версии OneNote.
Итак, существует две версии OneNote в типичном стиле Microsoft. Существует OneNote (ранее OneNote 2016) и OneNote для Windows 10. Первый является частью плана Microsoft 365 и устанавливается автоматически при установке Microsoft 365, включая другие приложения, такие как Word, Excel и PowerPoint.
OneNote для Windows 10 предустановлен на всех ПК с Windows 10, и обе версии OneNote могут быть запущены одновременно, но немного отличаются по своим возможностям.
Стоит отметить, что две отдельные версии существуют только для Windows, в то время как на всех остальных платформах доступна только одна.
Примечание: Вы не можете предоставлять общий доступ к отдельным страницам блокнота OneNote. С недавнего времени эта функция устарела для OneNote и OneNote для Windows 10. Записная книжка может быть доступна только в OneNote.
Давайте узнаем.
Как поделиться записной книжкой OneNote в Windows
Во-первых, мы начнем с OneNote.
Шаг 1: Откройте OneNote и щелкните правой кнопкой мыши на блокноте, которым вы хотите поделиться, чтобы выбрать «Поделиться этим блокнотом».
Шаг 2: На вкладке «Поделиться с людьми» вы можете ввести имена или идентификаторы электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться блокнотом. Далее в выпадающем меню выберите, могут ли люди, с которыми вы делитесь записной книжкой OneNote, только просматривать ее или редактировать. Наконец, непосредственно под ним можно добавить личную заметку. Затем нажмите на кнопку «Поделиться» ниже.
В описанном выше методе только те, кто приглашен по электронной почте, могут просматривать или редактировать блокнот OneNote.
Есть и другой способ пригласить людей к просмотру/редактированию блокнота через ссылку. Любой, кто имеет доступ к этой ссылке, сможет просматривать/редактировать блокнот, независимо от того, был ли он приглашен или нет.
Шаг 1: Щелкните правой кнопкой мыши на блокноте и выберите «Поделиться этим блокнотом».
Шаг 2: На вкладке ‘Get Share Link’ нажмите ‘Create View Link’ или ‘Create Edit Link’, чтобы предоставить блокноту OneNote разрешения только на просмотр или только на редактирование, соответственно.
Общий доступ из приложения OneNote для Windows
Теперь давайте посмотрим на приложение OneNote для Windows. В правом верхнем углу приложения вы найдете кнопку «Поделиться». Введите идентификаторы электронной почты людей, которых вы хотите пригласить, и под ними выберите «Can edit» или «Can view», чтобы предоставить права только на редактирование или просмотр. Нажмите кнопку «Поделиться», чтобы отправить приглашения.
Теперь в OneNote для Windows вы также не можете делиться отдельными страницами, но вы можете отправить снимок или скриншот открытой страницы. Вот как это сделать.
Шаг 1: Откройте страницу, с которой вы хотите отправить снимок экрана. Нажмите «Поделиться», а затем выберите «Отправить копию».
Шаг 2: В открывшемся всплывающем окне нажмите Mail, чтобы отправить письмо с прикрепленным снимком экрана.
В OneNote for Windows нельзя создать и отправить ссылку общего доступа, как это можно сделать в OneNote.
Как скрыть инициалы автора в OneNote
Это можно сделать только в OneNote, но не в версии OneNote для Windows.
Просто перейдите на вкладку «История» и нажмите кнопку «Скрыть авторов».
Как поделиться блокнотом OneNote на Mac
Для пользователей Mac доступна только одна версия OneNote, что упрощает работу.
Шаг 1: Нажмите кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу.
Шаг 2: Вы увидите опции совместного доступа. Нажмите «Пригласить людей в блокнот», чтобы отправить приглашения по электронной почте.
Шаг 3: Введите идентификаторы электронной почты людей, которых вы хотите пригласить для просмотра/редактирования блокнота. Установите флажок «Можно редактировать», чтобы разрешить редактирование, или снимите его, если вы хотите, чтобы они могли только просматривать блокнот.
Если вы хотите поделиться ссылкой на блокнот, вы можете сделать и это, но, как отмечалось ранее, любой человек, имеющий доступ к ссылке, сможет редактировать/просматривать блокнот.
Шаг 1: Снова нажмите кнопку «Поделиться».
Шаг 2: Нажмите «Копировать ссылку на блокнот».
Шаг 3: Нажмите «Только просмотр» или «Просмотр и редактирование», чтобы создать соответствующую ссылку на блокнот.
Наконец, в OneNote на Mac нет возможности поделиться страницей, но вы можете отправить PDF-файл открытой страницы. Для этого:
Нажмите кнопку Поделиться, но выберите Отправить копию страницы. Теперь вы можете прикрепить PDF-файл страницы к электронному письму и отправить его кому угодно.
Как поделиться записной книжкой OneNote в Интернете
Совместный доступ в веб-приложении OneNote работает совершенно одинаково в версиях для Windows и macOS. Однако есть несколько заметных различий.
При нажатии кнопки «Поделиться» открывается знакомое меню «Поделиться» с опциями копирования ссылки или отправки приглашения по электронной почте с правами только на просмотр или только на редактирование.
Нажмите на выпадающее меню, чтобы выбрать Настройки связей.
Вы можете установить срок действия, после которого ссылка перестанет работать, и пароль для дополнительного уровня защиты. Таким образом, доступ к Блокноту смогут получить только те, у кого есть пароль.
Почему же к веб-приложению OneNote особое отношение? Это не функция OneNote, а скорее OneDrive. OneDrive позволяет пользователям делиться любыми файлами с помощью временной ссылки и пароля, а поскольку файлы OneNote сохраняются в OneDrive, это работает и там. Если вы сохраните их локально, это не сработает.
Можете ли вы поделиться блокнотом OneNote на мобильном устройстве
К сожалению, в приложении OneNote для Android или iOS нет возможности делиться заметками или блокнотами. Это существенный недостаток при сравнении OneNote с другими известными приложениями для ведения заметок, такими как NotionEvent или Apple Notes.
Надеемся, что Microsoft исправит этот недостаток в одном из будущих обновлений. До тех пор у вас не останется другого выбора, кроме как делиться информацией через настольные или веб-приложения.
Делитесь с умом
Обмен в OneNote прост, если вы используете настольное приложение или веб-приложение. Интеграция с OneDrive предоставляет некоторые дополнительные и полезные функции, например, возможность создавать временные ссылки и защищать их паролем. К сожалению, мобильные приложения были предоставлены сами себе. Тем, кто много путешествует и нуждается в совместной работе на ходу, лучше использовать другое приложение для заметок.
Далее: Ищете лучший способ упорядочить свои заметки в OneNote? Вот подборка лучших способов организации заметок в OneNote.
