Используете ли вы MS Outlook в качестве почтового клиента для рабочего стола? И вы используете его только для отправки и получения электронной почты? Знаете ли вы, что вы можете использовать его для других целей, таких как
организовать списки дел
и напоминание о задаче?
Ну, я делаю гораздо больше со своим. Я использую его как автоответчик электронной почты, как инструмент для организации моих электронных писем и многое другое. Один из моих любимых способов — использовать MS Outlook для проведения опросов. Клиент умеет красиво и автоматически сортировать статистику email-опросов. На самом деле необходимый для этого трюк можно использовать и во многих других случаях. Мы говорим о создании правил для электронных писем на основе их тем.
Продолжим пример с голосованием. Допустим, вы работаете в организации и вам нужно разослать сотрудникам приглашение на массовое мероприятие, а также собрать данные о том, сколько человек желает посетить. Это просто: просто добавьте кнопку голосования и попросите получателей ответить «Да» или «Нет», нажав кнопку «Голосовать.
Примечание. Наше руководство основано на MS Outlook 2013. Однако этот параметр применим и к более ранним версиям. Единственная разница будет заключаться в пользовательском интерфейсе.
Теперь проблема со сбором статистики. Собираетесь ли вы прокручивать свой почтовый ящик, считать каждый ответ и вручную разделять Да и Нет? Есть лучшие способы; мы покажем вам один.
Я собираюсь отправить электронное письмо с темой «Проголосуйте» и кнопкой голосования, с помощью которой можно ответить «да» или «нет». Нажмите кнопку «Использовать переключатели», чтобы вставить кнопки.
Прежде чем отправить его, я настрою инструмент, чтобы он был готов самостоятельно слушать ответы и подсчитывать статистику. Вот что мне нужно настроить.
Создание папок статистики
я бы зашел в свой почтовый ящик, щелкнул правой кнопкой мыши на левой панели и создал новую папку. Я назову это «Проголосовали за.
Точно так же я бы создал еще один под названием Downvoted. Результат показан на изображении ниже.
Создать правила слушателя
Теперь мне нужно создать правила, чтобы Outlook мог применять правила к поступающим сообщениям и помещать их в нужные папки. Следуйте инструкциям по созданию правил.
Шаг 1. Перейдите на вкладку «Главная», в разделе «Шаги» наведите указатель мыши на «Правила» и нажмите «Управление правилами и оповещениями.
Шаг 2: Начните с нажатия «Новое правило.
Шаг 3: Начните с пустого правила в мастере правил, выбрав Применить правила к сообщениям, которые я получаю. Нажмите «Далее.
Шаг 4: Выберите условие. Лучше всего использовать конкретные слова в теме. Вы можете выбрать дополнительные условия.
Шаг 5: Нажмите на определенные слова в нижней части того же окна. Добавьте строку поиска, например Да: проголосовать. Нажмите «Далее.
Шаг 6: Выберите действие. Желаемая цель входящего ответа — переместить его в указанную папку.
Шаг 7: Нажмите на указанное окно в нижней части того же окна. Теперь выберите папку «Проголосовали за» и нажмите «ОК.
Шаг 8: Вернитесь к мастеру правил, нажмите «Готово». Повторите шаги со 2 по 7 еще раз. На этот раз с полем поиска (шаг 5) как Нет: голосование и папкой (шаг 7) как Проголосовали против.
Вот и все. Вернитесь к черновику письма, добавьте список получателей и отправьте. Получив ответы, просто проверьте количество в каждой папке.
Примечание. Как упоминалось ранее, правило основано на теме электронного письма. Ответ должен стоять перед ответом, за который проголосовали, перед строкой темы. И именно поэтому правила устроены таким образом. В зависимости от параметров, которые вы используете, ваши правила будут различаться.
Звучит интересно? Означает ли это также много работы по резке? Попробуйте и расскажите нам, насколько хорошо это сработало.
