Чтобы противостоять растущему количеству модульных инструментов повышения производительности на рынке, Google разработал Google Docs как идеального помощника для выполнения работы. В последнее время Google Docs привлекает внимание множеством изящных надстроек Smart Canvas. Одним из таких дополнений является использование Документов в качестве инструмента управления проектами среди членов команды. Вот как вы можете создавать проекты и управлять ими в Документах Google.
В мае 2022 года Google представила два новых дополнения к интеллектуальному холсту для улучшения совместной работы. Используя раскрывающиеся списки и шаблоны таблиц, управлять проектами и задачами в Документах Google проще, чем когда-либо. Мы создадим проект с нуля, добавим соответствующие детали и, наконец, пригласим членов команды для управления им в этом посте. Давайте начнем.
Исследуйте шаблоны таблиц
Шаблоны таблиц — это различные готовые к использованию базы данных, основанные на ваших предпочтениях. Вот как вы можете использовать правильные шаблоны.
Шаг 1: Откройте Google Chrome или любой настольный браузер, введите docs.новый в адресной строке и нажмите Enter, чтобы открыть новый документ Документов.
Шаг 3: Выберите «Вставить» вверху и выберите «Таблица» в раскрывающемся меню.
Шаг 4: В разделе «Таблицы» выберите «Шаблоны таблиц» и проверьте шаблоны управления проектами по умолчанию.
Вы также можете ввести @ и выбрать соответствующий шаблон из раскрывающегося меню. Здесь мы будем использовать дорожную карту продукта, чтобы начать работу.
Создать базу данных проекта
Теперь, когда вы добавили соответствующий шаблон таблицы в Документы Google, пришло время настроить его в соответствии с вашими предпочтениями.
Добавить, удалить столбцы и строки
Шаблон дорожной карты продукта по умолчанию содержит четыре столбца и четыре строки. Этого может быть недостаточно для всех. Давайте добавим еще несколько блоков в микс.
Шаг 1: Чтобы добавить столбец, наведите курсор на верхнюю ячейку.
Шаг 2: На скриншоте ниже вы увидите небольшое плавающее меню.
Шаг 3: Выберите значок +, чтобы вставить столбец справа.
Точно так же вы можете переместить левую сторону и щелкнуть значок +, чтобы добавить еще одну строку. Вы можете перетаскивать строки и столбцы в Документах Google в любой момент.
Чтобы переместить строку, наведите курсор на первую ячейку, перетащите ее с помощью меню из шести точек. Вы можете использовать то же плавающее меню (см. снимок экрана выше), щелкнуть значок с шестью точками и изменить положение столбца.
Используйте и настраивайте параметры раскрывающегося списка
Официально это называется выпадающими чипами; это позволяет вам быстро просмотреть статус проекта. Вот как вы можете добавить новые параметры раскрывающегося списка и отредактировать существующие с помощью цветового кодирования. Во-первых, давайте покажем вам, как реализовать их в любой ячейке.
Шаг 1: В документе Google Docs выберите ячейку, в которой вы хотите реализовать функцию раскрывающегося списка.
Шаг 2: Тип @падать и выберите то же самое из предложения.
Шаг 3: Вы можете либо создать новый раскрывающийся список в соответствии с вашими требованиями, либо выбрать из существующих — Статус проверки, Статус запуска, Да/Нет.
Шаг 4: Проделайте то же самое во всех соответствующих ячейках.
После того, как вы добавили раскрывающееся меню, вы можете настроить его с помощью дополнительных параметров.
Настроить параметры раскрывающегося списка
Вот как вы можете настроить параметры раскрывающегося списка и добавить новые параметры статуса.
Шаг 1: Щелкните стрелку вниз рядом с раскрывающимся меню.
Шаг 2: Выберите Добавить/изменить параметры.
Шаг 3: Вы можете изменить имя шаблона, положение статуса и даже удалить его с помощью значка удаления.
Шаг 4: Нажмите кнопку «Новый» внизу, чтобы добавить новую опцию и дать ей соответствующее имя.
Шаг 5: Вы можете нажать на меню цвета и выбрать вариант цвета.
Шаг 6: После того, как вы нажмете «Сохранить», у вас будет два варианта на выбор.
Только этот экземпляр: Изменение будет применяться только к раскрывающемуся меню выбора.
Применить ко всему: Вам следует использовать эту опцию. Изменения будут применены ко всем выпадающим меню с теми же свойствами.
Вы можете создать любое количество раскрывающихся меню и добавить их в любой столбец или строку в документе Google Docs.
Добавить заметки и связанные файлы
Поскольку Документы Google тесно интегрированы с Диском Google, вы можете легко добавлять справочные файлы из Документов, Таблиц и Слайдов.
Шаг 1: Введите @ символ в ячейке и продолжайте вводить название документа.
Шаг 2: Документы Google отобразят соответствующие файлы из вашей учетной записи Диска.
Шаг 3: Выберите файл и добавьте его в свою базу данных.
Вы также можете добавлять заметки, на которые могут ссылаться члены вашей команды.
Делитесь Документами Google
Теперь, когда у вас есть идеальный документ Google Docs со всеми соответствующими деталями проекта, вы можете пригласить к нему членов своей команды.
Шаг 1: Нажмите кнопку «Поделиться» вверху.
Шаг 2: Добавьте идентификаторы электронной почты людей, дайте им необходимые разрешения и нажмите кнопку «Отправить».
Освойте Google Документы
Вам больше не нужно переключаться между специальным инструментом управления проектами и Google Docs. Вы можете попробовать интеллектуальный холст в Документах и воспроизвести тот же опыт в одном месте. Конечно, это не сравнится с продвинутыми инструментами, такими как Asana, Jira или AirTable, которые поставляются с автоматизацией и другими функциями. Но это все еще многообещающее начало для Google, и мы не можем дождаться, чтобы увидеть, как компания усовершенствует прочную основу.
