Если вы часто работаете с текстовыми процессорами, такими как Google Docs или Zoho Writer, то должны знать, что создание идеального документа обычно влечет за собой много переписывания с нуля. Будь то добавление новых предложений или исправление предыдущих недостатков. Ситуация относительно проста, если вы работаете над документом в одиночку.
Однако, если вы сотрудничаете с членами вашей команды, важно, чтобы вы знали, как оптимизировать работу. В конце концов, вы бы не хотели, чтобы ваши коллеги бесконечно работали и переделывали один и тот же блок.
К счастью, Zoho Docs (писатель) поставляется с отличной опцией, которая позволяет вам заблокировать определенную часть документа при совместной работе с другими. Следовательно, сегодня в этом посте мы рассмотрим, как заблокировать Zoho Writer во время совместной работы и других дополнительных функций.
Как заблокировать выбранный контент для совместной работы
Шаг 1: После того, как вы заполнили свою часть документа, нажмите кнопку «Обзор» вверху.
Шаг 2: Затем выберите фрагмент текста, который вы хотите заблокировать. Нажмите на маленький значок замка вверху и выберите «Заблокировать выбранное содержимое», вот и все.
Теперь всякий раз, когда кто-то из вашей общей группы нажимает на этот текстовый блок, он увидит крошечный значок блокировки и сообщение о том, что «Контент был заблокирован…» для редактирования.
Примечание
Как разрешить редактирование для определенных людей
Однако все мы знаем, что работа над одним и тем же документом с другими — это не обязательно черно-белая работа. Бывают случаи, когда вы хотите, чтобы блок текста редактировался только определенным членом вашей команды. В подобных ситуациях вы, конечно же, не захотите создавать еще одно электронное письмо с подробным описанием того, кто будет редактировать какой раздел и что ему нравится.
Именно тогда вступают в действие расширенные функции Zoho Writer. Чтобы включить его, перейдите в режим просмотра и нажмите значок блокировки. Затем выберите «Дополнительные параметры».
Теперь добавьте адрес электронной почты человека, которому вы хотите предоставить эксклюзивное разрешение, и нажмите кнопку «Заблокировать». Это все!
Классный совет
Как замаскировать текст
Опять же, если вы являетесь владельцем документа и хотите отредактировать или замаскировать определенный блок текста, Zoho Writer позволяет вам сделать даже это. Это удобно, когда вам нужно добавить конфиденциальные данные и вы не хотите, чтобы все в вашей команде читали их.
Однако маска не работает, как большинство инструментов, то есть вы не можете выбрать фрагмент текста, а затем замаскировать его. Вместо этого вам нужно нажать на значок, а затем ввести данные.
Шаг 1: Инструментом для этой задачи является Маска, обозначенная крошечным значком глаза вверху. Поместите курсор туда, где вы хотите добавить текст, и нажмите на него. Это добавит текстовое поле, обозначенное пунктирными линиями.
Шаг 2: Теперь добавим текст, и на этом все.
В то время как вы сможете видеть текст, окрашенный в серый цвет, другие соавторы увидят строки, обозначенные звездочками. Да, прямо как в тех старых фильмах о ФБР.
Как приостановить совместную работу в Zoho Writer
К счастью, процесс приостановки совместной работы — это прогулка по парку. Просто переключитесь в режим обзора и нажмите на переключатель «Приостановить совместную работу» вверху.
Когда закончите, вверху появится предупреждение о том, что никто из ваших соавторов не сможет редактировать документ. С другой стороны, соавторы увидят, что документ извлечен одним из членов вашей команды.
Владелец 
Зритель
Итак, в следующий раз, когда вы увидите, что документ извлечен, вы будете знать, что делать, вместо того, чтобы нажимать на разные кнопки и инструменты.
Бонусные советы и рекомендации Zoho Writer
1. Как просмотреть историю документов
Когда вы часто совместно работаете над одним документом, очень важно знать, кто и когда внес изменения. К счастью для нас, Zoho Writer поставляется с отличной функцией просмотра истории. С его помощью вы можете не только увидеть, кто внес изменения, но также увидеть последние дополнения к версии. Кроме того, вы также можете сравнить различные версии, если возникнет такая необходимость.
Шаг 1: нажмите значок «Просмотр истории» вверху (обозначается песочным таймером). Опять же, вы найдете его в режиме обзора.
Шаг 2: теперь на правой панели будут отображаться разные версии. Нажмите на кнопку «Сравнить версии» вверху, чтобы сравнить версии.
Чтобы увидеть последние дополнения, нажмите кнопку «Просмотреть, что изменилось» и выберите время. Все новые текстовые дополнения вместе с разрывами строк будут выделены.
2. Следите за изменениями
Хотя Writer имеет некоторые серьезные возможности отслеживания, иногда становится слишком громоздко просматривать каждую из них. Если вам нужно срочно просмотреть изменения, лучше всего включить функцию отслеживания изменений.
Как вы уже, наверное, догадались, он подсвечивает все последние изменения. И владелец должен принять или отклонить эти изменения.
Чтобы включить отслеживание изменений, нажмите кнопку вверху. Члены команды увидят загоревшуюся зеленую кнопку вверху.
Вы увидите имя и время, когда будут внесены какие-либо изменения. В этом режиме отслеживается даже самый маленький разрыв строки. Как владелец, все, что вам нужно сделать, это нажать на основные моменты и принять/отклонить изменения.
После этого текст примет цвет текста по умолчанию.
3. Используйте встроенные уведомления по электронной почте
Хотите объявить о некоторых новых изменениях в вашем общем документе? Не нужно писать отдельное письмо. Вместо этого Zoho Writer позволяет вам уведомлять их по электронной почте из инструмента.
Нажмите на маленькую иконку с буквой вверху. Имена соавторов будут добавлены автоматически. Все, что вам нужно сделать, это добавить тему и текст и нажать кнопку «Отправить».
Сотрудничайте с умом
Прошли те времена, когда вам приходилось полагаться на переадресацию электронной почты для совместной работы над документом. Сервисы обработки текстов, такие как Google Docs и Zoho Writer, устраняют разочарование благодаря своим интеллектуальным функциям совместной работы. Они помогают отслеживать изменения и позволяют упростить работу и сэкономить время в процессе.
Следующий: Говоря об управлении временем, если у вас есть телефон Android с Android Pie, прочтите пост ниже, чтобы стать монстром продуктивности.
