Google Диск предоставляет фантастический набор вариантов облачного хранения и инструментов для повышения производительности, но что делает сервис еще лучше, так это множество функций для совместной работы, включенных в него.
Вам больше не нужно работать над документом в одиночку, когда ваши коллеги могут одновременно вносить изменения и комментарии — да, все в режиме реального времени.
Однако поначалу возможности обмена файлами Google Диска могут показаться ошеломляющими. Итак, давайте сделаем глубокий вдох и погрузимся в некоторые вопросы, которые могут возникнуть при работе со всем этим удивительным!
В. Как я могу поделиться файлом?
А. Google Диск позволяет очень легко выполнять частный обмен файлами. Просто щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите «Поделиться», чтобы открыть всплывающее окно «Поделиться с другими».
В поле «Люди» введите адреса электронной почты всех, с кем вы хотите поделиться файлом. Google Диск должен сразу предлагать любой существующий контакт по мере заполнения, что упрощает весь процесс.
Вы готовы начать делиться сейчас.
О, подождите! У вас все в порядке с разрешениями?
В. Как изменить разрешения?
А. Просто спросите себя, чего именно вы хотите добиться, поделившись файлом, и у вас должно быть четкое представление о разрешениях, необходимых для каждого соавтора.
По умолчанию Google Диск предоставляет всем полные права на редактирование. Однако вы можете изменить это мгновенно, щелкнув стрелку вниз рядом с полем «Люди».
Выберите «Может редактировать», чтобы предоставить полные права редактирования, «Может комментировать», чтобы разрешить соавторам только комментировать, или «Может просматривать», чтобы полностью заблокировать документ в режиме только для чтения.
Примечание:
В. Могу ли я изменить разрешения после публикации?
А. Совместное использование документа с кем-либо еще не является окончательным. Google Диск дает вам полный контроль даже после того, как вы предоставите полное разрешение. Нажмите «Дополнительно» во всплывающем окне «Поделиться с другими», чтобы увидеть список людей, с которыми вы поделились документом.
Разрешения для каждого человека можно изменить с помощью специального значка со стрелкой вниз, удобно расположенного рядом с каждым именем. Вы также можете полностью закрыть доступ к человеку, нажав x.
В. Могу ли я поделиться файлом публично?
А. Частное совместное использование — это хорошо, но что, если вы хотите сделать файл доступным практически для всех? Что ж, вы тоже можете это сделать.
Используйте параметр «Получить общую ссылку», чтобы создать общедоступную ссылку — вы также можете напрямую поделиться ссылкой через Gmail, Google Plus, Facebook или Twitter прямо из самого Google Диска.
При необходимости вы можете изменить разрешения для людей, получающих доступ к файлу по ссылке.
Нажмите «Изменить» в разделе «У кого есть доступ» и используйте раскрывающееся меню рядом с «Доступ», чтобы выбрать между «Редактировать», «Комментировать» или «Просмотреть».
Вы можете изменить работу ссылки после того, как разместите ее где-нибудь. Выберите «Вкл.» — «Общедоступно в Интернете», чтобы любой мог найти файл и получить к нему доступ, или «Вкл.» — «Все, у кого есть ссылка», чтобы разрешить доступ только тем, у кого есть ссылка.
Если вы хотите отключить ссылку, просто выберите «Выкл. — Определенные люди». Ваши личные конфигурации общего доступа должны остаться нетронутыми.
В. Могу ли я поделиться всей папкой?
А. Конечно вы можете. Просто щелкните правой кнопкой мыши папку, которой вы хотите поделиться, и выберите параметр «Поделиться». Все работает так же, как и при индивидуальном обмене файлами. То же самое касается публичного обмена ссылками.
Примечание:
В. Как насчет совместного использования всего Google Диска?
А. Нет, ты не можешь этого сделать. Это распространенная проблема, особенно когда вы хотите поделиться всем диском с работодателем или коллегой. К сожалению, Google не так любезен.
Прежде чем вы пойдете дальше и примете крайние меры, например, поделитесь своей электронной почтой и паролем, просто подождите!
Есть обходной путь, который включает в себя создание главной папки — ничего страшного, просто еще одна папка. Щелкните правой кнопкой мыши внутри диска, выберите «Новая папка», чтобы создать папку, а затем переместите все в эту папку.
Наконец, просто поделитесь папкой, как с любой другой папкой, и вуаля! Это не красиво, но это делает работу.
Профессиональный совет:
В. Могу ли я обмениваться файлами с пользователями, не использующими Gmail?
А. Вы можете. Однако ваши соавторы должны иметь учетную запись Google, прежде чем они смогут редактировать или комментировать документ — в противном случае они будут ограничены только просмотром материалов.
Если вы не знали, для создания учетной записи Google не требуется учетная запись Gmail — подойдет практически любой адрес электронной почты. Это должно облегчить убеждение людей в необходимости создания учетной записи Google!
В. Как предотвратить загрузку файлов?
А. Вы хотите поделиться файлом или папкой. Вы также хотите, чтобы люди не загружали его. Если у человека нет прав на редактирование, вы можете предотвратить это.
В дополнительных настройках общего доступа есть отличная опция «Отключить параметры загрузки, печати и копирования» для комментаторов и зрителей. Этот параметр запрещает пользователям загружать, распечатывать или перемещать файлы на личные Google Диски.
В. Могу ли я передать право собственности на файл или папку?
А. Устали работать с файлом? Просто передайте право собственности на файл другому соавтору и расслабьтесь. В списке людей, у которых есть доступ к файлу, щелкните стрелку вниз и выберите «Владелец».
Примечание:
Передача права собственности на папку немного запутана. Любые файлы в папке по-прежнему принадлежат вам. Таким образом, вам, возможно, придется вручную передать право собственности на все в папке в массовом порядке впоследствии.
В. Есть ли ограничение на объем хранилища для совместного использования?
А. Как владелец файла или папки, количество израсходованных данных учитывается только вами, а не вашими соавторами. Однако, когда кто-то добавляет новый элемент в общую папку, место для хранения засчитывается первоначальному создателю элемента, а не вам.
Кроме того, ваши соавторы могут, если у них есть права на редактирование, копировать файлы на свой диск. В этом случае хранилище действительно учитывается в их квоте.
Если у вас заканчивается место в вашей учетной записи, но у соавтора есть лучший план хранения, можно передать право собственности на элементы — если только вы не хотите обновить свой Диск.
Q. Что еще я должен иметь в виду?
Есть ряд ограничений, которые не должны иметь значения для большинства пользователей. Например, одновременно редактировать или комментировать документ могут не более 100 человек, хотя просматривать файл может неограниченное количество человек.
Редактировать или комментировать документ могут не более 100 человек.
Кроме того, вы можете добавить не более 200 человек через частную ссылку. Однако это ограничение можно обойти, создав группу Google.
Кроме того, существуют ограничения на размеры различных типов файлов — ограничение в 50 МБ для текстовых документов, ограничение в 200 МБ для презентаций и т. д. Google Диск не будет синхронизировать какие-либо изменения, если вы или ваши соавторы превысите эти ограничения.
Полный список поддерживаемых типов файлов и ограничений по размеру файлов можно найти здесь.
Обмен файлами стал проще
Google Диск действительно упрощает обмен файлами и управление ими. Просто убедитесь, что вы контролируете права доступа к файлам, чтобы люди не могли обмануть вас, и все должно быть в порядке. Кроме того, проверяйте хранилище при работе с файлами большого размера, чтобы не допустить выхода из-под контроля.
Классный совет: Используйте этот инструмент
Если у вас есть дополнительные вопросы об обмене файлами с помощью Google Диска, просто напишите строку в разделе комментариев ниже.
См. Далее: Как сделать резервную копию и синхронизировать Google Фото и Диск с компьютера
