После создания электронных таблиц в Microsoft Excel вы можете выполнять анализ данных, отслеживать изменения с коллегами, разделять текст и данные и многое другое. Самое главное, Excel позволяет форматировать ваши данные в таблицах для отображения точек данных и представления их организованным образом, например, в виде графиков или других визуальных инструментов.
Электронные таблицы, заполненные числами, могут быть скучными, и вы можете придать им интересный вид, используя встроенные функции Excel. В этом посте представлены лучшие советы по форматированию табличных данных в Microsoft Excel. Мы используем Mac, и те же шаги применимы к пользователям Windows.
1. Спарклайны
Предположим, вы создаете электронную таблицу, содержащую такие данные, как ежемесячные продажи или ежедневная потеря веса. Спарклайны — это функция Microsoft Excel, позволяющая создать миниграф в ячейке. Это поможет вам лучше визуализировать данные. Следуйте этим инструкциям.
Шаг 1: Откройте Microsoft Excel на своем компьютере.
Шаг 2: Откройте файл электронной таблицы, который вы хотите отредактировать.
Шаг 3: Выберите поля, точки данных которых вы хотите визуализировать.
Шаг 4: Нажмите «Вставить» в верхней строке меню.
Шаг 5: Найдите параметр «Спарклайны» в правом верхнем углу.
Шаг 6: Нажмите на опцию и выберите стиль диаграммы.
Откроется окно Sparline, и вам будет предложено выбрать ячейку, в которую нужно поместить спарклайны.
Шаг 7: Выделив ячейку, нажмите кнопку «ОК».
Excel создаст мини-графику внутри выбранной ячейки. Вы можете повторить шаги и создать спарклайны для каждой нужной ячейки.
Вы также можете изменить цвет спарклайнов, щелкнув параметр в верхней строке меню справа.
2. График людей
Если вы создаете отчеты с такими точками данных, как загрузки приложений, взаимодействия в социальных сетях, подписчики на новостные рассылки и т д., график людей станет удобной функцией для визуализации ваших данных. Это оживит вашу электронную таблицу и сделает ваши расчеты более человечными. Следуйте этим инструкциям.
Шаг 1: Откройте Microsoft Excel и выберите файл электронной таблицы.
Шаг 2: Нажмите «Вставить» в верхней строке меню.
Шаг 3: Щелкните зеленый значок рядом с «Мои дополнения», чтобы добавить пользовательский график.
Диаграмма лиц отображается в электронной таблице в верхней части таблицы по умолчанию.
Шаг 4: Нажмите и перетащите, чтобы отодвинуть диаграмму от таблицы.
Шаг 5: Выберите изображение «График людей» и щелкните значок «Данные» в правом верхнем углу.
Шаг 6: Измените название таблицы лиц, чтобы оно соответствовало таблице.
Шаг 7: Нажмите «Выберите свои данные».
Шаг 8: Выберите точки данных из таблицы, которые вы хотите добавить в индивидуальную диаграмму.
Шаг 9: Нажмите «Создать».
Вы увидите новую диаграмму людей в электронной таблице, которая представляет расчеты электронной таблицы.
Чтобы изменить тип значка, тему и форму, просто нажмите значок «Настройки» в правом верхнем углу графика людей.
3. Слайсер
Иногда при анализе данных в электронной таблице представление расчетов может быть ошеломляющим. Существует вероятность того, что вы можете запутаться или потеряться при просмотре номеров, размещенных в различных категориях. Вы можете избежать всех хлопот, используя инструмент Slicer. Это отличный вариант для фильтрации ваших данных в небольшие, удобоваримые таблицы. Вот как.
Шаг 1: Откройте электронную таблицу в Microsoft Excel.
Шаг 2: Нажмите Command+A (Mac) или Ctrl+A (Windows), чтобы выбрать таблицу.
Шаг 3: Нажмите «Вставить» в верхней строке меню и оставьте таблицу выбранной.
Шаг 4: Выберите «Слайсер» в верхней строке меню справа.
Шаг 5: В окне слайсера выберите категории данных, чтобы вставить для них слайсеры.
Шаг 6: Нажмите «ОК», чтобы подтвердить свой выбор.
Срезы для выбранных вами категорий данных отображаются в электронной таблице.
Теперь вы можете выбрать отдельные фильтры данных из таблицы, чтобы просмотреть расчеты отдельно.
Чтобы отказаться от фильтров, просто щелкните значок «Удалить фильтр» в правом верхнем углу.
4. Форматная краска
Format Paint позволяет поддерживать согласованность формата таблиц при добавлении разных таблиц на один и тот же рабочий лист. Чтобы использовать эту функцию в файлах электронных таблиц, выполните следующие действия.
Шаг 1: Откройте файл электронной таблицы в Microsoft Excel.
Шаг 2: Выберите ячейки в таблице, формат которых вы хотите скопировать.
Шаг 3: Нажмите на значок кисти в левом верхнем углу вкладки «Главная».
Шаг 4: Наведите указатель мыши на неформатированную таблицу и выберите все ячейки.
Вы увидите, что обе таблицы теперь имеют одинаковую согласованность формата.
5. Консолидация данных
Если ваш файл электронной таблицы содержит более одной вкладки листа, вы можете использовать эту функцию для компиляции всех данных из листов в одну вкладку. Самое приятное то, что вам не нужно вставлять какие-либо конкретные формулы! Вы можете применить сумму, среднее значение, количество и многое другое к исходным вкладкам, и вкладка сводки будет обновляться автоматически. Следуйте этим инструкциям.
Шаг 1. Откройте файл электронной таблицы, содержащий более 1 вкладки листа.
Шаг 2: Нажмите значок «плюс» внизу, чтобы создать новую вкладку листа и назовите ее в соответствии с вашими предпочтениями.
Шаг 3: На новой вкладке листа выберите ячейку, из которой вы хотите поместить консолидированные данные.
Шаг 4: Нажмите на вкладку «Данные» в верхнем меню.
Шаг 5: На вкладке «Данные» выберите значок «Консолидация» справа.
Шаг 6: На вкладке «Консолидация» щелкните значок «Ссылка», чтобы добавить исходные данные.
Шаг 7: Когда вкладка «Консолидация» уменьшится, откройте вкладку первого листа и выберите все данные в ней.
Шаг 8: Нажмите значок «Ссылка» еще раз, чтобы свернуть окно.
Шаг 9: Нажмите на значок плюса еще раз.
Вы увидите ссылку на первый лист данных, добавленный в поле «Все ссылки».
Шаг 10: Щелкните значок ссылки еще раз и повторите шаги, чтобы добавить данные справочного листа в окно консолидации».
Шаг 11: После выбора даты убедитесь, что установлен флажок «Создавать ссылки на исходные данные». Сделайте то же самое для опций верхней строки и левого столбца».
Шаг 12: После включения всех параметров нажмите «ОК.
Вы увидите новую таблицу на вкладке листа со всеми консолидированными данными из предыдущих листов.
Форматирование таблиц в Microsoft Excel
Форматирование таблиц — самое большое преимущество Microsoft Excel. Функции, упомянутые в этом посте, улучшат вашу производительность и навыки представления данных. Просто убедитесь, что вы используете последнюю версию Microsoft Excel на своем рабочем столе.
