OneNote широко популярен благодаря возможностям создания заметок. Однако вы можете легко использовать OneNote для управления проектами с интеллектуальной организацией, шаблонами OneNote, функциями общего доступа и интеллектуальной интеграцией с Outlook.
Возможно, вы не хотите использовать другой инструмент управления проектами и хотите работать весь день в одном интерфейсе. У вас уже есть все данные в записной книжке OneNote, и использование того же программного обеспечения для управления проектами должно обеспечить бесперебойную работу. Следуйте приведенным ниже советам и работайте с OneNote.
1. Используйте блокнот, раздел и страницы OneNote
OneNote использует уникальный метод организации заметок. В отличие от Evernote и Apple Notes, вы не ограничены использованием тегов для упорядочивания заметок. Вы можете положиться на разделы и страницы для организации мыслей.
Вы можете создать отдельный блокнот для предстоящего проекта и создавать для него разные разделы. Например, вы можете создать новую записную книжку в качестве имени приложения/программы, добавить в нее такие разделы, как UX, UI, Communication, Software Development и Testing.
Добавьте необходимые заметки или страницы и создайте идеальную записную книжку, которой можно поделиться.
2. Возьмите руку помощи от шаблонов OneNote
Создание каждой страницы OneNote с нуля занимает много времени. В конце концов, вы выбираете OneNote в качестве инструмента управления проектами, чтобы сэкономить время. Не так ли?
Вы можете выбрать один из встроенных шаблонов OneNote и быстро приступить к работе.
Шаг 1: Откройте OneNote на своем компьютере.
Шаг 2: Выберите соответствующую записную книжку и раздел.
Шаг 3: Добавьте новую страницу и щелкните меню «Вставка» вверху.
Шаг 4: Выберите Шаблоны страниц.
Шаг 5: Откроется специальное меню «Шаблоны».
Шаг 6: Выберите предпочтительный шаблон из списка и посмотрите на волшебство.
Вам нужно только сделать несколько модификаций здесь и там. Вы даже можете создавать собственные шаблоны OneNote, чтобы сэкономить больше времени в будущем. Прочтите наш специальный пост, чтобы узнать, как создавать шаблоны в OneNote.
3. Добавьте электронные письма Outlook в OneNote
В некоторых ситуациях вам необходимо отправить важные сообщения электронной почты клиента в OneNote для справки.
Outlook предлагает прямую интеграцию с OneNote. Вот как вы можете его использовать.
Шаг 1: Откройте Outlook в Windows.
Шаг 2: Выберите электронное письмо, которое вы хотите отправить в OneNote.
Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек в правом верхнем углу и выберите OneNote.
Outlook спросит вас, где вы хотите сохранить электронную почту в OneNote. Выберите раздел в записной книжке, и все готово.
4. Добавьте соответствующие файлы в OneNote
Прежде чем поделиться записной книжкой OneNote с другими, необходимо добавить на страницу соответствующие файлы и электронные таблицы. Это довольно легко сделать.
На странице OneNote выберите Вставить. Вы получите возможность интегрировать файл Excel на страницу. Если вы хотите записать аудио или видео, вы можете легко сделать это из того же меню.
5. Поделитесь записной книжкой OneNote
Теперь, когда вы создали идеальную записную книжку OneNote с шаблонами, сообщениями электронной почты, файлами и многим другим, пришло время поделиться записной книжкой с другими членами команды для управления проектом.
Шаг 1: В записной книжке OneNote нажмите «Файл» в левом верхнем углу.
Шаг 2: Выберите Поделиться.
Шаг 3: Введите адреса электронной почты других участников и дайте им разрешение на редактирование.
Шаг 4: Нажмите «Поделиться» внизу и разрешите другим присоединиться к записной книжке.
6. Отслеживайте последние изменения
Когда ваша команда присоединится к записной книжке OneNote, вы захотите отслеживать изменения, внесенные другими.
В записной книжке OneNote перейдите в меню «История» вверху. Выберите «Недавние изменения» и проверьте изменения, сделанные другими на странице. Вы также можете искать изменения по определенному автору в меню «Найти по автору».
7. Основные теги для отслеживания статуса задачи
OneNote поставляется с десятками встроенных тегов для отслеживания хода выполнения проекта. Со страницы OneNote вы можете перейти на главную и проверить Теги.
Вы можете добавлять различные теги, такие как «Проект», «Обсудить с человеком X», «Запрос клиента», «Важно», «Перезвонить», «Отправить по электронной почте» и т. д.
8. Защита паролем страницы OneNote
Вы же не хотите, чтобы каждый член команды имел доступ ко всем страницам OneNote, не так ли? Некоторые страницы OneNote могут содержать конфиденциальную информацию, такую как результаты квартала, резкие отзывы клиентов, окончательный дизайн пользовательского интерфейса и многое другое.
Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к этим страницам, вы можете защитить их паролем из раздела Обзор.
Таким образом, только вы и избранные члены команды будете иметь доступ к странице.
Освойте возможности управления проектами OneNote
Зачем переплачивать за специальный инструмент управления проектами, если вы можете выполнять работу из самого OneNote? Конечно, специализированные инструменты имеют десятки функций, но спросите себя, будете ли вы их использовать? Если нет, то OneNote может стать идеальным решением для управления небольшими проектами на ходу.
