Мы говорили о правилах Outlook в ряде постов. Некоторые из этих советов помогут вам
лучше организовать почту
. Однако вы, должно быть, заметили одну общую черту: мы обычно пропускаем
условие исключения
а также оставьте это на ваше усмотрение, если вам действительно нужно что-то добавить.
Сегодня мы расскажем вам о важности исключений. На самом деле, мы покажем вам, как использовать условия исключения для создания отрицательного правила.
Возьмем пример. Я уезжаю в отпуск и вообще предпочитаю не мешать работе в личной жизни. Поэтому, хотя я мог бы легко создать автоответчик в отпуске для каждого электронного письма, которое приходит в мой почтовый ящик, я действительно хочу делать это только с рабочими электронными письмами (особенно теми, которые скопированы для групп со мной) и по-прежнему знать об электронных сообщениях, «отправленных только» мне».
Полезный совет: если вы сильно полагаетесь на правила электронной почты в Outlook, рассмотрите возможность создания резервной копии, чтобы вы всегда могли импортировать их на случай, если вы потеряете их во время неожиданного отключения электроэнергии.
Итак, есть ли способ, которым я могу отправлять автоматические ответы на все электронные письма, кроме тех, которые отправлены только мне? Да, это так. Мне нужно ответить на электронные письма, отправленные мне и кому-то еще. Это,
все электронные письма, кроме тех, которые отправлены только мне.
Здесь мы проведем вас через шаги, чтобы создать такое правило. Вы можете использовать аналогичный подход для любого отрицательного правила, которое хотите создать.
Шаг 1: Перейдите в меню «Файл» на ленте и откройте его.
Шаг 2: Вы попадете на страницу информации об учетной записи. Щелкните значок «Управление правилами и оповещениями.
Шаг 3: Начните с нажатия «Новое правило.
Шаг 4: Начните с пустого правила в мастере правил, выбрав Применить правила к сообщениям, которые я получаю. Нажмите «Далее.
Шаг 5: Вам будет предложено выбрать условие. Не делайте выбор здесь. Просто нажмите «Далее.
Шаг 6: Появится предупреждение о том, что правило будет применяться ко всем сообщениям. Скажи да.
Шаг 7: Выберите действие. Я хочу получить ответ по определенному шаблону, а в шаблоне есть заочный ответ.
Шаг 8: Нажмите на указанный шаблон в нижней части того же окна, просмотрите и выберите ответ, используя форму шаблона.
Шаг 9: Теперь вы перейдете в окно «Исключения». Здесь я буду использовать условие исключения, если меня не отправят. Нажмите «Далее.
Шаг 10: Готово. Завершите настройку, нажав «Готово.
Теперь, пока вы в отпуске, вы будете отправлять автоматические ответы только на электронные письма, которые отправляются не вам одному. Интересно, не так ли?
Вывод
Подумайте о различных других сценариях, в которых вам нужно создать такие негативные правила. Как только вы поймете их и создадите правила, вы начнете любить правила Outlook гораздо больше, чем раньше.
