Планируете отпуск или уезжаете из офиса на несколько дней? В это время вы можете отслеживать важные электронные письма, которые могут потребовать вашего немедленного внимания. Обычный способ: вы добавляете работу или дополнительный адрес электронной почты на телефоне, но это может обречь вас на сотни ненужных писем. В таких ситуациях вы всегда можете воспользоваться функцией автоматической переадресации в почте Outlook.
Outlook предлагает несколько способов автоматической пересылки писем на отдельный адрес электронной почты. Вы также можете задать определенные ключевые слова, такие как «Уведомление», «Ошибка», «Примечание» и т.д., чтобы служба могла фильтровать, какие письма пересылать, а какие нет.
В этом посте мы расскажем о двух лучших способах автоматической пересылки писем в Outlook. Выполните следующие шаги, настройте функцию автоматической переадресации в Outlook и беспокойтесь только о важных письмах в своем почтовом ящике. Мы также поговорим о том, как настроить автоответчик в Outlook.
Примечание: Функции настольного приложения Outlook различаются для разных настольных платформ. В этом посте мы будем использовать Outlook Web для работы на Mac, Windows, Linux и Chrome OS.
Использовать переадресацию Outlook
Используя настройки переадресации Outlook по умолчанию, вы можете пересылать все письма из почты Outlook на свою основную почту. Для его настройки выполните следующие действия.
Шаг 1: Перейдите в Outlook Web в браузере на рабочем столе.
Шаг 2: Войдите в систему, используя данные своей учетной записи Microsoft.
Шаг 3: Нажмите на значок настроек в правом верхнем углу.
Шаг 4: Выберите Просмотр всех настроек Outlook.
Шаг 5: Этот шаг откроет полное окно настроек Outlook.
Шаг 6: Перейдите в раздел Почта > Переадресация.
Шаг 7: Включите переадресацию и введите адрес электронной почты, на который вы хотите пересылать письма Outlook.
Шаг 8: Включите или отключите опцию ‘Сохранить копию пересылаемых сообщений’ и нажмите кнопку ‘Сохранить’ внизу.
Вот и все. С этого момента все сообщения Outlook будут автоматически пересылаться на ваш второй адрес электронной почты. Но, как я уже говорил ранее, эта практика будет пересылать все электронные письма и может привести к переполнению вашего почтового ящика. Чтобы избежать подобных проблем, используйте функцию Правила Outlook, чтобы установить определенные правила для пересылки электронной почты.
Создание правил Outlook
Outlook Rules — одно из лучших дополнений для Outlook. Используя правила Outlook, вы можете создавать мощные и настраиваемые правила, чтобы разнообразить свою работу.
Шаг 1: Перейдите в Outlook Web в браузере настольного компьютера и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.
Шаг 2: Нажмите на значок настроек в правом верхнем углу.
Шаг 3: Выберите Просмотр всех настроек Outlook.
Шаг 4: Этот шаг откроет полное окно настроек Outlook.
Шаг 5: Перейдите на вкладку Почта > Правила.
Шаг 6: Выберите Добавить новое правило. Добавьте соответствующее имя для правила и перейдите к параметрам условия.
Шаг 7: Вы можете выбрать различные условия, такие как Тема, Ключевое слово, Рынок с помощью, Люди и т.д. Например, я выбрал «Тема или тело включает» и добавил «Важно», «Срочно», «Ошибка» в разделе «Поисковое слово».
Шаг 8: Вы можете добавить в правило столько условий, сколько захотите. Например, можно добавить еще одно условие с «Тело сообщения включает» и добавить соответствующие поисковые слова.
Шаг 9: После добавления соответствующих условий перейдите в раздел Добавить действие и выберите Маршрут > Переслать. Выберите адрес электронной почты, на который следует пересылать электронные письма.
Вы также можете добавить исключение из правила. Нажмите Добавить исключение и задайте для него отдельное условие. Нажмите кнопку Сохранить в нижнем углу и все готово.
С этого момента каждый раз, когда приходит письмо с соответствующей темой или ключевыми словами, Outlook будет запускать правило и предпринимать соответствующие действия.
Удалить правила
Когда вы достигнете своей цели, вам может понадобиться удалить правило, чтобы Outlook перестал пересылать электронные письма в будущем. Для удаления правил Outlook выполните следующие действия.
Шаг 1: В веб-интерфейсе Outlook выберите Настройки Outlook > Электронная почта > Правило.
Шаг 2: Нажмите на маленький значок удаления и удалите правило из Outlook.
Установить автоматические ответы
Outlook также позволяет настроить автоматические ответы, чтобы получатель знал, что вы получили его письмо и планируете вскоре вернуться с соответствующим ответом. Чтобы настроить автоматические ответы в Outlook, выполните следующие действия.
Шаг 1: Откройте Outlook Web и нажмите значок настроек в правом верхнем углу.
Шаг 2: Перейдите в меню Почта > Автоответчик.
Шаг 3: Включите автоматические ответы. Выберите период времени для запуска автоматических ответов для почты Outlook.
Шаг 4: Вы также можете включить опцию Отправлять ответы только контактам, чтобы игнорировать письма от других контактов и отправлять только автоматические ответы контактам.
Мне нравится, что Outlook предлагает редактор форматированного текста для настройки ответа автоответчика. Вы можете играть с эффектами жирного, курсивного, подчеркивания и даже использовать разные цвета.
Используйте Outlook как профессионал
Outlook — это отличная служба электронной почты. Оно еще лучше работает с Microsoft 365 Subscription, поскольку дополнение удаляет всю ненужную рекламу с платформы. Она также полна полезных функций, таких как автоматическое удалениеавтоматическая переадресация и многое другое благодаря функции правил Outlook.
Следующий: Знаете ли вы, что можно добавлять встречи Zoom в календарь Outlook и Google? Прочитайте статью ниже, чтобы узнать, как это сделать.
