В Microsoft Excel есть функция, которая позволяет пользователям отслеживать изменения, внесенные в книгу. Однако, как только изменения в книге приняты, след изменений теряется навсегда. Итак, что происходит, когда вам нужно вернуться или сослаться на предыдущую версию книги?
Вариант, который вы можете попробовать, — Microsoft Spreadsheet Compare. Microsoft Spreadsheet Compare позволяет пользователям легко сравнивать две версии файла Excel. Затем инструмент выделяет различия между двумя файлами, что упрощает обнаружение изменений.
Требования для использования Microsoft Spreadsheet Compare
Вы можете получить доступ к Microsoft Spreadsheet Compare в Microsoft 365, Office профессиональный плюс 2013, Office профессиональный плюс 2016 и Office профессиональный плюс 2019. Доступ к этому инструменту можно получить из группы программ Microsoft Office Tools.
Чтобы сравнение работало, необходимо иметь разные версии электронной таблицы. Затем инструмент анализирует файлы и выделяет различия, используя определенные критерии. Вот как это работает:
Как проанализировать две версии книги с помощью Microsoft Spreadsheet Compare
Чтобы проанализировать разные версии книги, необходимо импортировать обе книги в инструмент сравнения электронных таблиц. Вот как это сделать:
Шаг 1: В меню «Пуск» найдите «Сравнение электронных таблиц» и запустите его.
Шаг 2: На вкладке «Главная» в группе «Сравнить» выберите «Сравнить файлы», чтобы открыть диалоговое окно.
Шаг 3: В диалоговом окне «Сравнить файлы» выберите значок «Файл» рядом с параметром «Сравнить (старый файл)». Выберите файл Excel в проводнике и нажмите «Открыть».
Шаг 4: Выберите значок «Файл» рядом с параметром «Кому» (более новый файл) в диалоговом окне «Сравнить файлы». Выберите файл Excel в проводнике и нажмите «Открыть».
Шаг 5: Нажмите OK, чтобы начать процесс сравнения.
Примечание: Если вы обнаружите, что порядок сравнения файлов перепутан, вы можете нажать «Поменять местами», чтобы изменить положение каждой книги.
Шаг 6: Вы можете оптимизировать то, что анализирует инструмент сравнения электронных таблиц, установив или сняв флажки в левом нижнем углу инструмента. Функции некоторых флажков объясняются ниже:
- Введенные значения: он подчеркивает изменение ввода данных в рабочих книгах.
- Расчетные значения: он подчеркивает разницу в вычисленных значениях в рабочих книгах.
- Формулы: он выделяет изменения в формулах в рабочих книгах.
- Имена: он подчеркивает разницу в именах ячеек в рабочих книгах.
- Макросы: он подчеркивает разницу в коде VBA в рабочих книгах.
График в правом нижнем углу инструмента ранжирует различные типы изменений в рабочей книге. Этот график можно использовать для определения изменений, которые чаще всего происходят в книгах.
Как экспортировать результаты сравнения из Microsoft Spreadsheet Compare
После того, как вы нажмете «ОК» для сравнения электронных таблиц, чтобы проанализировать изменения в ваших рабочих листах, выявленные изменения будут выделены другим цветом текста и заливки ячеек. Результаты сравнения можно использовать непосредственно в инструменте или экспортировать на другую платформу. Вот как это сделать:
Экспорт результатов сравнения в Microsoft Excel
Экспортируя результаты сравнения в Microsoft Excel, вы можете проводить дальнейший анализ. Вот как его экспортировать:
Шаг 1: На ленте инструмента сравнения электронных таблиц выберите «Экспортировать результаты», после чего запустится проводник.
Шаг 2: Выберите место, куда вы хотите сохранить файл, и введите имя файла.
Шаг 3: Выберите Сохранить.
Теперь сравнительный анализ должен быть доступен в вашем сохраненном местоположении.
Копировать результаты сравнения в буфер обмена
Если вы хотите использовать результаты сравнения на любой другой платформе, кроме Microsoft Excel, то лучшим вариантом будет копирование в буфер обмена. Вот как это сделать:
Шаг 1: На ленте инструмента сравнения электронных таблиц выберите Копировать результаты в буфер обмена.
Шаг 2: Запустите приложение, чтобы вставить скопированные данные.
Шаг 3: Выберите Ctrl + V на клавиатуре, чтобы вставить.
Ограничения сравнения электронных таблиц
Вот и все, как использовать Microsoft Spreadsheet Compare для сравнения разных версий файла Excel. Однако инструмент имеет серьезное ограничение, заключающееся в том, что изменения, отмеченные в сравниваемых книгах, не могут быть приняты или отклонены. Инструмент показывает только листы Excel рядом и выделяет изменения, чтобы пользователям было легче их идентифицировать.
