Когда дело доходит до выбора между Google Docs, Zoho Docs (Writer) или MS Word Online, первое, что приходит на ум, — это кросс-платформенная доступность. Все, что вам нужно, это приличное подключение к Интернету, и вы можете продолжать свою работу практически из любого места. А функция совместной работы — это вишенка на торте.
Вы почувствуете дополнительную безопасность, если будете знать, что у вас есть резервная копия, к которой можно вернуться, если по каким-то непредвиденным обстоятельствам вы не сможете получить доступ к основному файлу (файлам). Печальная ситуация, но, как мы все знаем, это случается с лучшими из нас.
Сегодня создание облачной резервной копии ваших автономных файлов почти считается нормой. И, разумеется, верно и другое. В конце концов, вы не хотели бы потерять свои драгоценные данные.
К счастью, Zoho Docs позволяет синхронизировать ваши файлы с такими сервисами, как Dropbox, или позволяет сохранить файл Writer в вашей учетной записи Google Диска.
Давайте посмотрим, как это сделать.
Синхронизация с Дропбоксом
Zoho Docs также позволяет настроить учетную запись Dropbox. Единственная загвоздка в том, что это двусторонняя синхронизация, то есть все ваши файлы в вашей учетной записи Dropbox будут синхронизированы с Zoho и наоборот.
Чтобы настроить учетную запись Dropbox, выполните следующие действия.
Шаг 1: Откройте Zoho Docs и щелкните значок Dropbox в правом верхнем углу. Нажмите «Настроить свою учетную запись Dropbox».
Теперь вы будете перенаправлены на новую страницу входа. Все, что вам нужно сделать, это ввести данные своей учетной записи Dropbox и войти в систему.
Шаг 2: После подтверждения учетной записи вы увидите свое имя пользователя Dropbox. Нажмите на нее, и вы будете перенаправлены на страницу конфигурации синхронизации.
Будут отображены структуры папок Dropbox и Zoho Docs, и все, что вам нужно сделать, это выбрать правильную папку для вашей задачи. После этого нажмите кнопку «Синхронизировать папки» и все. Синхронизация начнется немедленно.
Вы даже можете выбрать время синхронизации. В зависимости от вашего приоритета вы можете выбрать Непрерывная синхронизация. Но, я бы сказал, выберите вариант «Синхронизировать один раз», так как он позаботится о большинстве вещей.
Вы знали:
О чем следует помнить
Zoho Docs позволяет синхронизировать только одну папку Dropbox. На данный момент я оставил папку Dropbox пустой, так как мне не нужны эти файлы в Zoho. Кроме того, Zoho не позволяет синхронизировать вложенные папки и файлы в этих папках.
Кроме того, если вы удалите файл в одной из служб, вам придется удалить файлы в другой вручную. Это потому, что Zoho Docs не имеет синхронизации удаления файлов, как на момент написания.
Синхронизация с Google Диском
Zoho Docs технически не позволяет синхронизировать папки или документы с Google Диском. Вместо этого вы можете сохранить файл прямо на Google Диске. Вы также можете использовать этот процесс для сохранения файлов в папку Dropbox.
После того, как вы завершили работу над документом (и все комментарии адресованы), нажмите «Файл» > «Сохранить на другие диски» и выберите Google Диск из списка.
Вполне естественно, что вам нужно будет войти в систему и предоставить соответствующие разрешения. После этого вы сможете увидеть все свои папки Google Диска, аккуратно отображаемые в маленьком окне.
Теперь вы можете выбрать или создать новую папку для сохранения файла. Просто нажмите кнопку «Добавить в эту папку», и ваш документ будет немедленно загружен.
Преимущество этого процесса в том, что вы можете выбрать формат файла. От PDF до DOCX или ODT вы можете выбирать из приличного списка вариантов. Вы также можете добавить более одной учетной записи Google Диска. Кроме того, если вы несколько параноидально относитесь к вопросам конфиденциальности и безопасности, вы даже можете удалить учетную запись, как только закончите свою работу.
Для обоих нажмите «Параметры»> «Удалить» в окне «Сохранить на другие диски».
К сожалению, эта же функция недоступна для Zoho Presentation или Zoho Spreadsheet.
Как насчет автономного резервного копирования
Хотя Zoho Docs не предоставляет собственного способа резервного копирования файлов на ваш компьютер, есть небольшой обходной путь. Используя это, вы можете добиться почти аналогичных результатов. Я сказал похожее, а не точное.
Если вы являетесь постоянным пользователем Zoho Docs, вы уже должны знать, что он позволяет загружать файлы на ваш компьютер. Хорошо, что Zoho Docs предоставляет вам множество вариантов на выбор. Итак, хотите ли вы сохранить файл в формате PDF или в виде простого текстового файла, выбор за вами.
Для этого откройте «Файл», нажмите «Загрузить как» и выберите один из вариантов. Вы также можете защитить свои файлы паролем на случай, если вы используете общий компьютер.
Профессиональный совет
Добро пожаловать Мир!
Благодаря современному интерфейсу и классным инструментам редактирования Zoho Docs является подходящим инструментом для всех ваших задач по обработке текстов или электронных таблиц. Кроме того, аккуратные функции совместной работы — это глазурь наверху. И как только вы найдете правильный способ резервного копирования всех ваших важных документов, я бы сказал, что вы будете отсортированы.
Следующий: Говоря о совместной работе, знаете ли вы, что Zoho Writer позволяет блокировать ваши документы во время совместной работы? Прочитайте следующий пост, чтобы узнать все скрытые советы и рекомендации.
