Электронная почта остается основным источником общения между предприятиями, малым бизнесом, потребителями и маркетологами. Бывают случаи, когда вам нужно часто отправлять одно и то же электронное письмо группе людей. Вместо того, чтобы каждый раз добавлять контакты в меню создания почты, вы можете создать группу электронной почты в Outlook и избавить себя от хлопот.
После настройки группы вы можете вставить ее в электронную почту и отправить одно сообщение нескольким людям одновременно. Чтобы было ясно, все термины, такие как группа контактов, список контактов, группа электронной почты или список рассылки, одинаковы. Так что не запутайтесь среди них.
Это важно для каждого пользователя Outlook, когда он планирует рассылать массовые электронные письма группе получателей, включая сотрудников, коллег или друзей. Групповая электронная почта помогает каждому пользователю отправить одно электронное письмо нескольким получателям за один раз, а не утомительное копирование и вставку.
В конце концов, почти 400 миллионов пользователей электронной почты активно полагаются на Outlook как на основное средство электронной почты и очень часто сталкиваются с этой проблемой. Этот пост покажет вам, как создать групповое электронное письмо в Outlook, используя метод по умолчанию. Давайте начнем.
Что такое группа электронной почты
Группа электронной почты (группа контактов) — это набор идентификаторов электронной почты для частой отправки электронных писем. Когда администратор отправляет электронное письмо в группу электронной почты, все контакты в этой группе получают одно и то же электронное письмо.
Это похоже на WhatsApp Broadcast, где администратор отправляет сообщение в список рассылки, и все в группе получают это сообщение.
Используйте контакты Outlook для создания группы электронной почты
В приведенном ниже примере мы собираемся использовать веб-сайт Outlook для создания группы контактов. Трюк будет работать на всех платформах, таких как Chrome OS, Windows, Mac и даже Linux.
Вот пошаговое руководство о том, как создать группу Outlook для массовой рассылки электронных писем.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.
Шаг 2: Веб-сайт Outlook собирает небольшие приложения, такие как Календарь Outlook, Контакты Outlook, Microsoft To-Do и Sticky Notes. Нажмите на значок контактов Outlook.
Шаг 3: На следующем экране будут показаны все контакты Outlook, которые вы сохранили в Outlook.
Шаг 4: Наведите указатель мыши на контакт, который хотите добавить в список рассылки, и нажмите на флажок, чтобы выбрать его. Повторите для каждого контакта, который вы хотите добавить в список.
Шаг 5: Убедитесь, что с каждым добавляемым контактом связан адрес электронной почты. В противном случае они не будут отображаться в метке, когда вы отправите их по электронной почте позже.
Шаг 6: После выбора каждого контакта нажмите «Добавить в список», а затем выберите «Новый список контактов».
Шаг 7: Дайте списку соответствующее имя и нажмите Enter.
Вы можете создать столько ярлыков, сколько хотите в Outlook. Не забудьте дать им соответствующие имена, такие как «Семья», «Офис», «Бизнес», «Клиенты» и т. д.
Отправить электронное письмо с помощью группы электронной почты в Outlook
Теперь, когда вы создали список с помощью Outlook, пришло время отправить электронное письмо с помощью Outlook. Следуйте инструкциям по списку контактов в Outlook.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете.
Шаг 2: Нажмите на кнопку «Создать» в левом верхнем углу.
Шаг 3: В окне «Новая почта» начните вводить имя, которое вы дали списку контактов, а затем нажмите на предложение, когда оно появится под текстовым полем.
Шаг 4: После выбора списка контактов заполните электронное письмо, а затем нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить его всем в списке группы.
В отличие от Gmail, Outlook Web не отображает добавленные адреса электронной почты в меню создания почты. Он просто демонстрирует имя контактной группы. Это облом, так как вам может потребоваться дважды проверить имена контактов и идентификаторы электронной почты, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».
Изменить группу электронной почты в Outlook
Если вы недавно расширили свою семейную группу или офисную группу новыми участниками, вы можете добавить их в группу контактов Outlook. Выполните шаги, описанные ниже, для редактирования группы электронной почты.
Шаг 1: Откройте контакт Outlook в Интернете.
Шаг 2: Выберите «Все списки контактов» в меню «гамбургер».
Шаг 3: Выберите список контактов, который вы хотите изменить.
Шаг 4: Нажмите на кнопку «Изменить» в списке контактов.
Шаг 5: Здесь вы можете либо ввести имя контакта, либо адрес электронной почты, чтобы добавить его/ее в группу контактов электронной почты.
Шаг 6: Если вы хотите удалить какой-либо существующий контакт, нажмите на значок x рядом с ним.
Профессиональный совет: Если вы хотите, чтобы среди созданных групп было меньше путаницы, добавьте описание для группы электронной почты.
Ограничения группы Outlook
Прежде чем вы начнете создавать группы электронной почты Outlook, вам необходимо понять некоторые ограничения этого метода.
- Хотя вы можете легко отправлять групповые электронные письма в Outlook, создание группы электронной почты — это ручной и трудоемкий процесс. Кроме того, вам необходимо убедиться, что вы добавили идентификаторы электронной почты каждого контакта, который вы собираетесь добавить в эту группу.
- Последующие действия по электронной почте затруднены. Допустим, вы отправили электронное письмо группе людей. Кто-то из них ответил, а кто-то нет. Вам нужно будет составить отдельное письмо для каждого адреса электронной почты и отправить несколько писем вручную.
- Группе Outlook не хватает персонализации. Вы не можете настроить свои групповые электронные письма для отдельных получателей. Помните, что вы составляете электронное письмо для группы, а не для одного человека. Общее электронное письмо не произведет хорошего впечатления по сравнению с подробным и индивидуальным.
Отправляйте массовые электронные письма на ходу
Группы электронной почты могут быть благословением для тех, кто обрабатывает одно и то же электронное письмо группе людей. Это обязательное дополнение для малого и среднего бизнеса. На индивидуальном уровне это упорядочивает процесс электронной почты и экономит ресурсы и время для вас.
Следующий: Знаете ли вы, что пользователи могут автоматически удалять ненужные электронные письма в Outlook? Прочтите сообщение ниже, чтобы узнать, как настроить правила автоматического удаления в Microsoft Outlook.
