Документы Google быстро поднимаются по лестнице, чтобы составить серьезную конкуренцию Microsoft Word, постоянно вводя новые функции. Одним из таких недавних дополнений является возможность сравнивать документы. Эта функция удобна при совместной работе над документом.
Функция сравнения будет представлять сделанные изменения в виде предложений, упрощая создание окончательного документа. Это удобный инструмент для учителей и редакторов, позволяющий увидеть, что изменилось, путем сравнения версий до и после.
Итак, без лишних слов, давайте посмотрим, как сравнивать документы в Google Docs.
Сравните документы в Google Docs
Для сравнения вам понадобятся два отдельных документа в Google Docs. Если вы хотите сравнить его с документом Word, вам необходимо преобразовать документ DOCX в формат GDOC.
Примечание: Преобразование DOCX в GDOC может привести к проблемам с форматированием.
Шаг 1: Откройте документ, который вы хотите сравнить, в Google Docs. Теперь нажмите «Инструменты» в строке меню вверху и выберите «Сравнить документы».
Шаг 2: В появившемся всплывающем окне нажмите «Мой диск», чтобы получить документ для сравнения.
Шаг 3: Найдите документ сравнения, используя четыре вкладки («Мой диск», «Доступные мне», «Помеченные» или «Недавние») вверху. Либо используйте строку поиска, чтобы быстро найти файл. Как только вы найдете нужный документ, выберите его и нажмите «Открыть».
Шаг 4: Теперь вы также получите возможность приписать различия конкретному пользователю. Удобно совместно работать над документом или в том случае, если первоначальным автором документа является кто-то другой, а не вы сами. Чтобы импортировать документ с комментариями, установите флажок «Включить комментарии из выбранных документов» и нажмите «Сравнить». Затем нажмите «Открыть», когда сравнение будет готово.
Примечание: Время сравнения зависит от размера документа. Если это набор контрактов или отчетов, содержащих сотни страниц, то сравнение может занять немного больше времени.
Затем в отдельной вкладке откроется новый документ, показывающий различия между ними. Кроме того, Документы Google автоматически сохранят его под именем «Сравнение», за которым следуют имена двух документов.
Посмотреть сравнение
В сравниваемом документе вы увидите, что все различия между документами отображаются в виде выделенного текста. Текст, удаленный из документа, будет зачеркнут пурпурным цветом.
На правой панели вы сможете увидеть изменения и имя человека, который их внес. Каждое изменение отображается в документе как предложение. Для удобства вы можете либо принять, либо отклонить это редактирование, щелкнув галочку или значок «X» на правой панели.
В дополнение к этому вы также можете просматривать или добавлять комментарии к конкретному предложению на правой панели. Чтобы добавить комментарий, выберите предложение и поле «Ответить или добавить других с помощью @». Это полезно для добавления причин для изменения.
Бонус: как просмотреть историю версий Google Docs
Помимо функции сравнения, Google Docs также имеет удобную функцию «История версий», аналогичную функции «История изменений» в Microsoft Word. Это позволяет вам найти более старые версии документа на случай, если вы захотите вернуться к ним.
Вот как вернуться к предыдущей версии документа.
Шаг 1: Откройте документ Google Документов. Теперь нажмите на опцию «Файл» в строке меню вверху. Перейдите в «История версий» и нажмите «Просмотреть историю версий».
Или же используйте сочетание клавиш Ctrl+Alt+Shift+H, чтобы быстро открыть историю версий.
Шаг 2: На правой панели вы увидите список доступных версий документа с указанием даты, времени и имени автора. Вы можете нажать на конкретную версию, чтобы просмотреть ее. Если вы хотите вернуться к версии по вашему выбору, щелкните значок меню из трех точек и выберите «Восстановить эту версию» из списка.
Опять же, изменения между версиями отображаются выделенным и зачеркнутым текстом. Чтобы удалить их, снимите флажок «Показать изменения». Кроме того, вы можете переименовать версию, щелкнув значок меню из трех точек и выбрав в списке параметр «Назовите эту версию».
Выясните разницу
Хотя вы можете просматривать различия между несколькими версиями, используя историю версий, Google Docs делает еще один шаг вперед благодаря возможности сравнивать документы. И, как и большинство функций Google Docs, ею довольно просто пользоваться, даже если вы используете ее впервые.
Вы нашли эту функцию полезной? Если да, то ознакомьтесь с этими классными советами и рекомендациями по Google Docs, чтобы использовать его как профессионал.
