Пакет MS Office с годами совершенствовался с точки зрения его функций и возможностей. Однако при последовательных обновлениях всегда беспокоила совместимость новых версий со старыми.
Теперь, если вы используете разные версии MS Office или сотрудничаете с людьми, которые используют версию Office, отличную от вашей, то вы сталкиваетесь с этой проблемой ежедневно. Тем не менее, вы были бы рады узнать, что вы можете снизить риск возникновения проблем, просто запомнив и попрактиковавшись в нескольких вещах.
Давайте посмотрим, что они из себя представляют.
Также см: Изучите и поймите различия между MS Office 2013 и Office 365 прямо здесь.
1. Знайте форматы файлов
Office 2007-2013 использует другие расширения файлов по сравнению с Office 97-2003. У них есть добавленный «x» в конце, который указывает на использование Extensive Markup Language (XML).
| Инструмент MS Office | 97-2003 | 2007-2013 гг. |
| МС Word | документ | документ |
| MS Эксель | xls | xlsx |
| MS PowerPoint | пп | pptx |
2. Работайте в режиме совместимости
Когда вы открываете файл 97-2003 в продукте 2007-2013, файл открывается в режиме совместимости. Вы можете продолжать работать в этом режиме, чтобы не вводить вещи/функции, которые не поддерживаются.
Примечание: В режиме совместимости вы не сможете использовать функции 2007-2013, даже если вы используете версию программного обеспечения.
В идеале, если вы собираетесь поделиться своим документом с кем-то, кто использует 97-2003, вы должны продолжать работать в режиме совместимости.
3. Преобразование для новых функций
Если вы не собираетесь делиться более ранней версией файла и используете более старшую версию программного обеспечения, вам следует преобразовать файл. Таким образом, вы сможете воспользоваться новыми функциями.
Чтобы преобразовать документ, перейдите на Файл -> Информация -> Конвертировать как показано на диаграмме ниже. Таким образом, исходный файл будет преобразован и заменен.
4. Проверьте наличие проблем
Предположим, вы работаете с 2007-2013 годами и в конце своей работы понимаете, что вам нужно поделиться документом с кем-то, у кого есть 97-2003 год. Во время работы вы могли использовать функции, не поддерживаемые более ранними версиями.
В таких случаях, прежде чем делиться, рекомендуется проверить наличие проблем. Таким образом вы снизите потенциальные риски потери данных и форматирования при совместном использовании. Нажмите на Файл -> Информация -> Проверить наличие проблем а затем исправьте то, что предлагает программное обеспечение.
5. Сохранить как 97-2003
Если вы решите сохранить документ как документ 97-2003, несмотря на то, что работаете с более поздней версией, программное обеспечение самостоятельно проверит совместимость. Если он их найдет, он предложит пользователю.
Тогда обмен никогда не будет проблемой.
Классный совет: Вы из тех, у кого вообще нет MS Office? Вам когда-нибудь приходилось открывать один такой файл? Не беспокойтесь, вы можете открыть их, не устанавливая MS Office.
Вывод
Это всего лишь несколько основных вещей, которые вам нужно иметь в виду, если ваша работа требует совместной работы с людьми, работающими над разными версиями MS Office. Всего несколько дополнительных шагов, и вы действительно избавите себя от путаницы, которая может возникнуть из-за проблем с совместимостью.
