Microsoft Outlook — самое популярное решение для работы с электронной почтой среди предприятий и предприятий. Когда дело доходит до потребителей, Outlook отстает от Gmail. Почта Outlook по умолчанию поставляется с 15 ГБ пространства для заполнения. С количеством маркетинговых или банковских рекламных акций и другого нежелательного материала, который мы получаем, довольно легко потерять эти важные электронные письма из вашего поля зрения. Вы можете избежать этой ситуации, архивируя менее необходимые электронные письма и удаляя рекламные и нежелательные письма.
Если ваш почтовый ящик Outlook работает медленно или работает странно, вам нужно заархивировать или удалить ненужные электронные письма. Архивирование электронной почты вручную может быть трудоемким и утомительным процессом.
Microsoft предлагает функцию Focused Inbox, но она ограничивается фильтрацией релевантных электронных писем для пользователя. Еще одно полезное дополнение — правила Outlook. Это версия IFTTT для Outlook. С помощью правил можно создать множественную автоматизацию для перемещения определенных электронных писем в архив или удаления раздела писем.
В этом посте мы познакомим вас с функцией правил Outlook и создадим несколько правил для автоматического архивирования электронной почты из Outlook. В посте также будет рассказано о еще одном бонусном трюке Outlook, позволяющем отменять подписку на нерелевантные электронные письма из одного места. Давайте начнем.
Создать правило автоматического архивирования из электронной почты
Функция «Правила Outlook» доступна только для Outlook Mac, Windows и Интернета. Вы не можете получить доступ к функции «Правила» на мобильном устройстве. В этом посте мы будем использовать веб-версию Outlook, поскольку она работает одинаково на всех платформах.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и войдите в систему, используя учетные данные Microsoft.
Шаг 2: Выберите нерелевантное электронное письмо и откройте его.
Шаг 3: Нажмите на меню из трех точек и выберите «Создать правило».
Шаг 4: Создайте правило для перемещения сообщений от отправителя в папку «Архив».
После этого все электронные письма от отправителя будут перемещаться напрямую в заархивированный почтовый ящик. Вы по-прежнему можете получить к ним доступ из меню «Архив» в папках.
Создание правил автоархивации из настроек Outlook
Упомянутый выше трюк перемещает все электронные письма от отправителя в архивные элементы. Что делать, если кто-то хочет заархивировать электронные письма с определенными темами или ключевыми словами из тела сообщения?
Например, я устал от кредитных предложений, новостей о Коронавирусе или любого другого маркетингового мусора из моего банка. Тем не менее, я регулярно обращаюсь к ежемесячной выписке по моему банковскому счету и счетам по кредитным картам. Если у вас схожие предпочтения в темах или предметах, выполните следующие действия, чтобы настроить некоторые правила.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки».
Шаг 2: Просмотрите все настройки Outlook, и откроется специальное меню настроек.
Шаг 3: Выберите параметр «Правила» и выберите «Добавить новое правило».
Шаг 4: Назовем его Банковские правила и добавим условие.
Шаг 5: Добавьте ключевые слова, которые больше не имеют отношения к вам, я добавил термины сообщения, такие как кредит, EMI и т. д.
Шаг 6: Создайте правило для перемещения всех писем в папку «Архив» и нажмите «Сохранить».
Теперь всякий раз, когда вы получаете электронные письма с ключевыми словами Loan, EMI или Important, они будут автоматически перемещаться в папку «Архив».
Давайте создадим еще одно полезное правило. А не ___ ли нам? Каждая компания рассылает пользователям электронные письма, связанные с коронавирусом. Хотя я приветствую их усилия, иногда становится утомительно ежедневно читать новости о смертельном вирусе. С помощью правил Outlook вы можете автоматически архивировать эту почту до того, как она привлечет ваше внимание.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки» > «Почта» > «Правила».
Шаг 2: Назовем новое правило «Коронавирус» и добавим условия.
Шаг 3: Добавьте условия, например, если в теле сообщения есть ключевое слово (например, Coronavirus или COVID-19), а затем переместите эти электронные письма в папку «Архив».
Я создал десятки правил Outlook. Это мощная функция, и возможности безграничны. Вот как я это использую. Всякий раз, когда я нахожусь в отпуске, я создаю правило, чтобы перемещать все входящие электронные письма в папку «Во время путешествия», чтобы они никогда не мешали мне во время семейного отдыха.
Некоторые сомнительные компании продолжают рассылать нежелательную почту в мой почтовый ящик Outlook. Они не оставляют мне другого выбора, кроме как создать правило автоматического удаления для удаления этих писем.
Отписаться от отправителей электронной почты
Функция автоматического архивирования полезна, когда вы хотите очистить папку «Входящие» от поддельных электронных писем. Но если вы хотите полностью прекратить получать электронные письма от отправителя, вы должны использовать функцию отказа от подписки из электронной почты.
Однако поиск этой крошечной кнопки отписки в каждом письме может занять много времени и быть скучным. К счастью, с Outlook Web вы можете видеть всех отправителей электронной почты с помощью кнопки отказа от подписки в одном месте.
Шаг 1: Откройте Outlook в Интернете и перейдите в «Настройки».
Шаг 2: Перейдите в Почта > Подписки.
Шаг 3: Здесь вы увидите список отправителей электронной почты с большой кнопкой отказа от подписки.
Шаг 4: Отмените подписку на ненужные из меню, а также вы можете нажать на трехточечное меню, чтобы заблокировать отправителя.
Я использую эту функцию раз в квартал, чтобы удалить неактуальные электронные письма из списка.
Держите свой почтовый ящик в чистоте
Microsoft Outlook содержит отличную функцию правил. С его помощью можно автоматически удалять, автоматически архивировать входящие письма, перемещать их в разные папки на определенное время и даже отписывать ненужного отправителя из единого меню. Это улучшило мой опыт работы с электронной почтой на милю. Как вы планируете использовать правила Outlook? Отключите звук в разделе комментариев ниже.
Следующий: Хотите повысить уровень своего опыта работы с Outlook? Прочтите сообщение ниже, чтобы найти 15 лучших сочетаний клавиш Outlook для Windows и Mac.
