Google Forms позволяет собирать ответы и мнения респондентов различными способами, будь то простой тест или длинная анкета. Несмотря на несколько удобных встроенных функций, Google Forms пока не позволяет этого отправлять уведомления по электронной почте себе или респонденту.
Последнее приходит на ум, если вы хотите поблагодарить пользователя за ответ и время. С другой стороны, если форма предназначена для широкой аудитории и включает в себя множество отделов, просмотр всех ответов на форму может занять много времени.
К счастью, есть несколько обходных путей, которые вы можете использовать, чтобы отправить электронное письмо владельцу или отдельным лицам. Теперь есть два пути вперед.
Вы можете отправить электронное письмо на основе любого ответа в форме. Или вы можете отправить его в зависимости от ответов, выбранных пользователями. Как упоминалось ранее, оба метода требуют помощи внешней добавки. Поскольку вы будете удалять электронную почту из своей учетной записи, вы должны предоставить соответствующие разрешения для надстройки или функции.
Теперь, когда мы со всем разобрались, давайте начнем, хорошо?
Как отправить обычное электронное письмо с помощью Google Forms
К счастью, отправка обычного электронного письма пользователю или владельцу не является сложной задачей. Надстройка Form Notifications с соответствующим названием позволяет отправлять простые электронные письма с благодарностью вашим пользователям.
Получать уведомления от форм
Шаг 1: После создания формы нажмите на трехточечное меню справа и выберите «Дополнения» из списка. Это приведет вас к Google Marketplace.
Шаг 2: Теперь найдите Form Notifications и щелкните по нему, чтобы установить.
Затем создайте форму. Если вы хотите отправлять электронные письма непосредственно респонденту, установите флажок «Собирать электронные письма» в разделе «Настройки».
Кроме того, вы можете задать вопрос в форме запроса электронного письма от пользователя и отметить его как обязательное, как показано ниже.
Шаг 3: После этого нажмите на маленькую иконку надстройки и выберите «Уведомления формы». Вы увидите всплывающую подсказку в правом нижнем углу.
Переключите кнопку на благодарственное письмо.
Как упоминалось ранее, вы можете использовать либо автоматическое поле, либо поле формы. Выберите тот, который лучше всего соответствует вашим требованиям. Вы также можете одновременно добавить скрытую копию в электронное письмо, заполнив поле «Отправить копию».
Шаг 4: Затем добавьте тему и текст электронного письма, вот и все! Сохраните свои настройки и щелкните значок «Предварительный просмотр» вверху, чтобы увидеть, подходят ли вам текущие конфигурации.
Это простое дополнение, и его установка проста и понятна. И тег Published by Google Cloud также делает его немного заслуживающим доверия.
В дополнение к вышесказанному вы также можете отправить электронное письмо себе (или создателю), когда форма наберет заранее определенное количество ответов.
Для этого переключите кнопку «Уведомлять меня об ответах из формы». Электронная почта создателя будет автоматически заполнена в поле получателя. Это не жестко закодировано, и вы также можете ввести другие адреса электронной почты.
Затем добавьте порог уведомлений и нажмите кнопку «Сохранить». Отныне ваша форма будет отправлять электронное письмо, как только оно превысит порог ответа.
Как отправлять ответы на основе ответов
Давайте поместим это здесь. Если вы хотите отправить ответы на основе ответов в форме, это не так просто, как описанный выше процесс. Здесь вам придется повозиться с подключенным скриптом приложения для работы с электронными таблицами.
К счастью, если у вас простая форма, это должно быть легко. В нашем случае мы имеем дело с простой формой, в которой мы спрашиваем респондентов о предпочитаемом ими месте отдыха.
И в зависимости от ответов, указанных в форме, на указанный адрес электронной почты будет отправлено письмо. Конечно, код можно адаптировать под требования вашей формы.
Шаг 1: После создания формы перейдите на вкладку «Ответы» и коснитесь маленького значка «Электронная таблица» справа. Это свяжет вашу форму с электронной таблицей.
Шаг 2: Перейдите к электронной таблице и нажмите «Инструменты» > «Редактор сценариев».
В редакторе сценариев вставьте следующие строки кода:
функция checkLocation (e) {var subject = «»; varvalues = e.namedValues; varprefLocation = «»; for (Введите значения) {var label = Key; var data = значения [Ключ]; префлокация = данные; logger.log (данные); } }
Здесь e — это событие, которое будет запущено после отправки формы, а объект e.namedValues вернет данные формы в виде массива.
После захвата этих данных оператор For будет проходить через массив, чтобы предоставить вам данные. В конечном итоге данные формы для этого конкретного ответа будут присвоены переменной префлопа.
Шаг 3. Тем временем щелкните значок часов на левой панели, чтобы получить доступ к триггерам, и выберите «Добавить триггеры».
Здесь выберите «Из электронной таблицы» в качестве источника события и «Отправить форму» в качестве типа события.
Вышеизложенное гарантирует, что функция, которую мы написали выше, будет работать только при отправке формы. И при загрузке он будет загружать данные только из связанной электронной таблицы.
Шаг 4: Теперь вернитесь в редактор сценариев, чтобы изменить код в соответствии с вашими требованиями.
В нашем случае мы хотим, чтобы электронное письмо было отправлено на указанный идентификатор электронной почты, когда респондент отвечает на Hills, и так далее.
Поэтому мы добавили в код простое условие If и Else-If,
функция checkLocation (e) {var subject = «»; varvalues = e.namedValues; varprefLocation = «»; for (Введите значения) {var label = Key; var data = значения [Ключ]; префлокация = данные; logger.log (данные); if (prefLocation == «Hills») {subject = «У вас есть электронное письмо для Hills Location»; GmailApp.sendEmail(‘[защищенная электронная почта]’, тема, prefLocation); } else if (prefLocation == «Пляжи») {subject = «У вас есть адрес электронной почты для пляжей»; GmailApp.sendEmail(‘[защищенная электронная почта]’, тема, prefLocation); } else if (prefLocation == «Города») {subject = «У вас есть электронная почта для городов»; GmailApp.sendEmail(‘[защищенная электронная почта]’, тема, prefLocation); } } }
Конечно, вам нужно будет предоставить разрешения GmailApp.sendEmai, над которыми я работаю. Хотя это разовая процедура.
Шаг 5: Теперь, когда все готово, сохраните код, щелкнув значок сохранения, как показано ниже.
Теперь запустите код. К сожалению, если события нет, вы не сможете запустить код напрямую из редактора скриптов.
Отправьте форму, чтобы запустить код. Если все в правильном месте, вы, скорее всего, получите электронное письмо.
Затем вы можете настроить код по своему вкусу и добавить отдельные условия If-Other. В то же время вы также можете составить содержание электронной почты в соответствии с данными.
Как проверить на ошибки
Редко удается выполнить код без ошибок с первого раза, и, честно говоря, есть много вещей, которые могут пойти не так. Чтобы проверить наличие ошибок, перейдите на вкладку «Выполнения», и вы увидите все экземпляры, в которых была вызвана функция.
Нажмите, чтобы увидеть ошибки. Здесь вы также можете увидеть, как была вызвана функция. Тег Trigger переводится как отправка формы, а тег Editor указывает, что функция была активирована редактором.
В то же время, если вы хотите перепроверить значение функции, просто добавьте Logger.log (переменная) в данные журнала.
Например, мы вызвали Logger.log (prefLocation) внутри отдельных условий If-Else, и наш журнал выглядел так, как показано выше.
Кодировать или не кодировать
Второй способ может показаться немного сложным. Но как только вы поймете, как называются отдельные функции, все, вероятно, станет немного проще.
Но, в конце концов, если вы не хотите пачкать руки, вы можете добавить формы уведомлений по электронной почте. Этот используется для отправки электронной почты на основе условных ответов. Однако функция условного форматирования не бесплатна и стоит около 4 долларов в месяц за лицензию для одного пользователя.
Итак, если вам нужно время от времени отправлять ответы на свои формы, вы можете вставить приведенный выше код в редактор скриптов приложения.
