Управление электронной почтой — сложная задача. От своевременного ответа на электронные письма до добавления напоминаний к важным электронным письмам — есть много вещей, которые борются за наше внимание. Кроме того, орда спам-писем, засоряющая почтовый ящик, добавляет головной боли. В конце концов, неорганизованный почтовый ящик затрудняет поиск важных писем.
Да, управление электронной почтой — сложная задача, но, к счастью, ее можно упростить с помощью правил. Веб-почта Outlook 365 поддерживает множество правил, позволяющих пересылать электронные письма в определенную папку. Вы можете сразу удалить электронные письма от определенного отправителя. Звучит круто, правда?
Прежде чем мы начнем, давайте быстро рассмотрим, как работают правила электронной почты.
Как работают правила
Правила — это способ сделать почтовый ящик чистым и организованным. Типичное правило состоит из триггера, действия и исключения. Как только правило срабатывает, оно запускает действие, например удаление сообщения электронной почты, добавление его в папку или пересылку в другую учетную запись.
Что касается правил, в Outlook 365 есть множество вариантов, как действий, так и условий. Вы можете либо сопоставить тему, либо выбрать конкретный адрес, либо вручную выбрать имя отправителя.
И самое приятное то, что вы можете добавить столько условий, сколько захотите. Все, что вам нужно сделать, это выбрать правильные условия.
То же самое относится и к действиям — вариантов предостаточно. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать правило, выбрать условие для обработки дополнительных правил, а затем бинго!
Теперь, когда мы установили, как работают правила, давайте посмотрим, как их создать.
Как создать правила в Outlook 365
Шаг 1: откройте Outlook и щелкните значок «Настройки» в правом верхнем углу. Затем нажмите Просмотреть все настройки Outlook внизу.
Шаг 2: Выберите «Электронная почта» на левой панели, а затем выберите «Правила». Теперь нажмите на опцию «Добавить новые правила» и дайте имя новому правилу.
Если вы выбираете условия «Люди», вам необходимо ввести правильные адреса. Что касается тем, вам нужно будет добавить точные ключевые слова.
Шаг 3: После того, как вы определились с условием, пришло время добавить действие. Действие представляет собой то, что вы хотели бы сделать с электронными письмами, которые соответствуют указанным выше условиям.
Прямо сейчас веб-почта Outlook 365 позволяет пересылать, удалять, закреплять электронные письма и многое другое.
Шаг 4: Вы хотите правило электронной почты нет время от времени срабатывать? Если да, нажмите Добавить исключение и введите требуемое условие.
Далее нажмите Сохранить. Итак, вы создали правило электронной почты.
Запись
Когда использовать правило Stop Processing More?
Вы, должно быть, заметили флажок Stop Processing More Rule при создании правил. Этот вариант применяется, если у вас есть несколько правил в папке «Входящие», которые могут применяться к одному сообщению.
Например, предположим, что у вас есть правило A, которое перемещает все информационные бюллетени из Guiding Tech в папку с именем GT NL, и другое правило B, которое пересылает все электронные письма с ключевым словом «Android» на дополнительную учетную запись электронной почты.
В этом сценарии вы не хотели бы, чтобы правило B выполнялось после успешного выполнения правила A. Вот когда появляется опция «Остановить обработку дополнительных правил». После того, как он соответствует определенному условию, он останавливает выполнение других правил.
Для этого вы должны убедиться, что приоритет правил установлен соответствующим образом, что мы увидим в следующем пункте.
Редактирование и управление правилами в Outlook 365
В Outlook 365 правила выполняются в соответствии с порядком в таблице. К счастью, порядок не является постоянным, и вы можете изменить приоритет.
Для этого нажмите на стрелки вверх и вниз. Чтобы изменить правило, щелкните значок «Изменить» и внесите изменения. Не забудьте сохранить их!
Бонусные советы: разумное управление электронной почтой
1. Проверяйте электронные письма
Очистка — еще один способ очистить почтовый ящик. Подобно Правилам, этот позволяет автоматически удалять все электронные письма от определенного отправителя.
Он не просто удаляет электронные письма. Вы можете удалить электронные письма или сохранить последнее электронное письмо в цепочке.
Подметать электронную почту очень легко. Просто откройте почту, которая вас беспокоит, и коснитесь значка «Очистить» вверху.
Затем выберите параметры из раскрывающегося списка. Второй — лучший, так как он создает правило автоматически. Когда закончите, нажмите Сохранить.
Запись
2. Блокировать отправителей и домены
Помимо вышеперечисленного, вы можете полностью заблокировать определенных отправителей и домены. Просто перейдите в раздел «Нежелательная почта», нажмите «Добавить» и введите адреса электронной почты или доменное имя.
В то же время вы также можете добавить надежных отправителей и домены. Этот параметр гарантирует, что важные электронные письма (или электронные письма от важных людей) не попадут в корзину.
Просто нажмите «Добавить» и добавьте доменное имя или адреса электронной почты.
Здравствуй, умный почтовый ящик!
Именно так вы можете создавать правила и управлять ими, а также очищать свой почтовый ящик от всего бессмысленного беспорядка. В конце концов, мы не можем позволить себе пропустить важные электронные письма, не так ли?
Если вы используете какие-либо интересные правила, которыми хотите поделиться, упомяните их в разделе комментариев ниже.
Следующий: Хотите избавиться от нежелательных рассылок из своего почтового ящика? Следующий пост покажет вам, как это сделать.
