В прошлом месяце я написал подробный пост, объясняющий, почему я переместил все свои данные и файлы из Dropbox на Google Диск. Это часть моих постоянных усилий по переносу всего на единую платформу. Моя идея состоит в том, чтобы использовать меньше приложений и расширений/надстроек в пользу согласованности, единообразия и лучшей интеграции между платформами и пользовательским интерфейсом.
Сегодня я поделюсь своим опытом перехода с Evernote на Google Keep (сейчас он называется Keep Notes) и Документы. Почему я выбрал Google? Большинство продуктов Google бесплатны или дешевле, чем у конкурентов. Также Google поддерживает практически все основные платформы.
Я был большим поклонником приложения календаря Sunrise до того, как Microsoft купила его и закрыла. Я использовал приложение Newton для электронной почты, и теперь оно тоже закрывается. Судьба Evernote также висит на волоске, поскольку компания уже потеряла своего технического директора и финансового директора и, по слухам, находится в нисходящей спирали без какого-либо роста в последние месяцы.
В таком сценарии имеет смысл действовать быстро и перейти к набору надежных альтернатив. Вот так я и начал.
1. Evernote в Google Keep
В то время как Evernote предлагает возможность четко видеть все ваши блокноты и заметки на боковой панели, Google Keep использует другой подход.
Keep предлагает простой интерфейс. Однако в нем нет записных книжек или системы файловой иерархии. Вместо этого вы можете создавать заметки, которые можно выделить цветом для лучшего представления и организации.
Мне всегда нравились визуально привлекательные приложения, и я был рад узнать, что теперь я могу назначить цвет каждой заметке. Это значительно ускоряет поиск информации по конкретному проекту или теме.
Мне также нравится идея, что я могу конвертировать Keep в Google Docs прямо из интерфейса.
Google Keep использует теги и мощную функцию поиска Google, чтобы помочь вам найти то, что вы ищете в своих заметках. Если вы ищете структуру папок, чтобы понять ваши заметки и идеи, вам придется взглянуть на Google Docs, но об этом позже.
Keep позволяет нескольким пользователям бесплатно работать над одной заметкой, в отличие от Evernote. Для этого вам понадобится план Evernote Plus. Теперь я могу пригласить друзей внести свой вклад в список дел, в котором перечислены все мероприятия, в которых мы можем принять участие в наших поездках.
Evernote позволил мне комментировать изображения на лету. В Google Keep я умею рисовать. Будь то новая пустая заметка или существующая с фотографией, здесь я могу проявить творческий подход.
А как насчет бизнес-пользователей, которые используют рабочий чат и презентацию Evernote? Я считаю, что Hangouts прекрасно работает в таких ситуациях. Вы можете использовать его для чата или видеозвонка во время встреч. Вместо блокнотов и заметок теперь вы будете использовать папки и файлы на Диске и заметки в Keep.
На рабочем столе Windows я использовал стикеры для создания коротких заметок, которые мог удалить через несколько дней. Не было возможности синхронизации. Google Keep также заменил его.
Я склонен забывать то, что я должен делать, когда меня нет дома. Keep помогает мне быстро их записывать. Я создал заметку, чтобы напечатать визитки в местной типографии, и добавил напоминание о местоположении. Когда я буду поблизости, Keep напомнит мне об этом. С Evernote я мог создавать напоминания только по времени.
Одной из областей, где Keep превосходит Evernote, являются списки. В Keep, когда я создаю список с несколькими элементами и отмечаю их как выполненные, каждая запись перемещается в конец списка. Когда я начал вводить элемент, Keep напомнил мне, что он уже присутствует в списке, и помог мне избежать дублирования. Эта функция доступна во многих приложениях для создания списков дел, таких как Todoist.
Отличным примером использования списков является создание заметки со списком покупок для вашего дома и обмен ею со своим супругом. Позволяет легко покупать продукты и проверять товары. Единственное, что меня беспокоит, это то, что я не получаю уведомления, когда что-то вычеркивается из списка.
И Evernote, и Keep позволяют мне сохранять идеи на ходу, используя текст, изображения и голос. Говоря о голосе, Keep здесь лучше, чем Evernote. Все голосовые заметки будут преобразованы в текст и сохранены в одной заметке для последующего прочтения.
Недостатки Keep
Хотя не все так солнечно. Что мне не нравится в Keep, так это то, как он обрабатывает заметки и списки отдельно. Заметка может быть либо списком с флажками, либо заметкой с текстом, изображением и голосом. Это не может быть смесью двух. Это расстраивает.
Хотя Notes является мощным и удивительным, он не интегрируется с Календарем Google. Google Docs делает так, почему не может Google Keep? Я отправил твит команде, и они попросили меня отправить запрос функции. У Google также есть приложение Task, которое не интегрирует Keep.
С положительной стороны, я смог установить его на каждое устройство, которое у меня есть, в отличие от Evernote, где в моей бесплатной учетной записи я был ограничен двумя устройствами.
Будучи продуктом Google, Keep будет автоматически предлагать фразы, когда вы начинаете печатать, и, если запись уже есть в вашем списке, она напомнит вам об этом. Затем вы можете снять флажок.
Keep не поддерживает форматированный текст, а это означает, что я не могу использовать полужирный шрифт, курсив или любые другие визуальные подсказки, чтобы помочь мне организовать свои мысли в заметке, как я сделал в Evernote.
Однажды я создал очень длинную заметку, думая, что в ней будет легко искать текст, но я ошибся. Хотя есть функция поиска текста внутри заметок, поиск внутри заметки невозможен.
Во время моего исследования я обнаружил, что в Keep есть ограничение на 99 меток. Это может быть очень ограничивающим фактором, если вы используете Keep в течение длительного времени. Хорошей новостью является то, что лимит лейблов ранее составлял 50 и, похоже, недавно был увеличен. По мере роста популярности инструмента, возможно, Google пересмотрит свое решение. С другой стороны, Evernote позволяет использовать до 100 000 тегов!
У Evernote есть и недостатки. Как бесплатный пользователь я обнаружил, что не могу добавлять несколько изображений в одну заметку из-за ограничения в 25 МБ на заметку.
Вот полный список всех ограничений для аккаунта Evernote. Google должен составить аналогичный список.
2. Evernote в Документы Google
Честно говоря, мне будет не хватать функции записной книжки в Evernote, но я нашел решение — Google Docs. Внутри Google Диска я смог создать подпапки внутри папок для хранения своих документов и файлов. Теперь я могу использовать Диск и Документы, чтобы имитировать функцию архивирования Evernote.
В то время как Evernote позволяет мне углубляться только в два уровня структуры папок, нет предела тому, насколько глубоко я могу углубиться в папки Google Диска.
Я все еще в процессе передачи заметок, но на данный момент это выглядит так. Со временем он примет лучшую форму. Я делаю это по одному, но есть способы автоматизировать процесс. Подробнее об этом позже.
Google Диск также позволяет мне бесплатно выполнять поиск внутри документов и PDF-файлов. И Drive, и Evernote поддерживают OCR, и вам не нужно платить за первое, как за Evernote.
Я использую Документы в качестве картотеки для хранения заметок и вложений, которые являются более долгосрочными. Тем временем я использую Google Keep для краткосрочных заметок, которые часто удаляю. Сохранить лучше для текстовых, графических и звуковых заметок.
Google Doc легко преобразовать в Keep и наоборот. Полезно, когда я хочу сохранить заметку Keep навсегда. Эта функция отсутствует в версиях этих приложений для iOS. Я не уверен, почему iOS была исключена из-за того, что на этой платформе доступно так много приложений Google.
Evernote работает как картотечный шкаф. Вы можете добиться аналогичных результатов с Keep и Docs с помощью расширения Save to Google Drive. Используя это, вы можете обрезать веб-страницы в формате HTML или PDF. Как и Evernote, Google поддерживает OCR и может искать текст в изображениях.
Веб-страницы, которые мне нужны только для быстрого ознакомления, я сохраняю, чтобы использовать это расширение для Chrome.
Документы Google также поддерживают форматированный текст, которого очень не хватает в Keep. Вы можете создавать ссылки на другие документы и файлы внутри Диска, аналогично тому, как вы связываете другие заметки/блокноты в Evernote, но то же самое невозможно в Keep. Это делает Документы еще более незаменимыми.
Я должен согласиться с тем, что использование комбинации Google Docs и Keep иногда может привести меня к исправлению. Поиск Google работает отдельно на Диске и в Keep. Это потому, что Keep не является частью Google Диска. Однако такие приложения, как Slides и Sheets, являются частью Drive и также связаны с Keep, что может быть удобно для таблиц и презентаций.
Хотя меня это не устраивает, Keep бесплатен и поставляется с неограниченным хранилищем, которое не засчитывается в ваше бесплатное хранилище Google объемом 15 ГБ. Ознакомьтесь с нашим руководством по хранению на Google Диске, чтобы узнать, что считается, а что нет.
3. Как перевести
Это самая большая проблема, с которой я столкнулся до сих пор. Невозможно напрямую импортировать заметки и вложения из Evernote в Keep. Я прошу вас всех открыть Keep и использовать функцию обратной связи, чтобы отправить запрос на функцию Evernote to Keep. Вы можете сделать это только в веб-версии, а не в настольном или мобильном приложении.
Есть несколько обходных путей, о которых я расскажу ниже. Посмотрите, какой из них соответствует вашим потребностям.
Cloud HQ предлагает бесплатный сервис, который бесплатно создает резервные копии всех ваших заметок Evernote на Google Диске. Они создадут файл HTML для каждой заметки. Мы уже знаем, что Drive интегрируется с Keep.
Теперь вы можете создавать заметки в Keep из Документов. Последняя часть может быть утомительной, но на данный момент это единственная доступная альтернатива.
Второй вариант — копировать все вручную, по одной заметке за раз. Это то, что я делаю, поскольку это дает мне больше контроля над каждым аспектом процесса и позволяет мне сделать некоторую уборку дома.
Я удалил старые заметки, даже целые блокноты, которые мне больше не нужны. Во время ручного и трудоемкого процесса переноса я наткнулся на давно забытые, но важные заметки с кусочками информации, которую я даже не помнил.
Evernote для Google Keep и Документов
У меня больше 1000 заметок в Evernote, но больше половины мне уже не нужно. Процесс переноса заметок из Evernote в Docs и Keep займет время, но он позволит еще больше консолидировать мои данные, и у меня будет на два места меньше для поиска идей, заметок и файлов.
Сочетание Google Docs и Keep может заменить Evernote и даже приложение со списком дел, но ценой меньшего количества функций. Так вот вопрос что тебе надо? Больше функций и больше приложений с файлами и данными, разбросанными по сети?
Или вы можете обойтись меньшим количеством функций, предлагающих приложения, но большей стабильностью, согласованностью на разных платформах и лучшей интеграцией? Конечно, вам, возможно, придется где-то срезать углы, и только от вас зависит, какие из них вы собираетесь обрезать.
Далее: хотите использовать Google Диск как профессионал? Вот 5 приложений Chrome, которые помогут вам максимально эффективно использовать Google Диск.
