Gmail по-прежнему актуален и важен, несмотря на то, что такие приложения, как Slack и Teams, уменьшили нашу зависимость от электронной почты. Согласно отчету McKinsey, средний человек по-прежнему тратит до 28% рабочего времени на электронную почту. Следовательно, имеет смысл организовать Gmail, чтобы уменьшить беспорядок и повысить производительность.
Количество писем, которые мы получаем, может быть ошеломляющим, особенно из источников, на которые мы даже не помним, чтобы подписывались. Кроме того, есть старые, но важные электронные письма, которые теряются в море свежих писем. Вот несколько быстрых советов и приемов по организации электронной почты Gmail и привнесению здравомыслия в вашу рабочую жизнь.
Давайте начнем.
1. Организация почтового ящика Gmail
Большинство электронных писем попадают в папку «Входящие», что является основной причиной того, что она настолько загромождена и перегружена одновременно. Один из способов быстро найти важные электронные письма — изменить тип папки «Входящие», чтобы важные электронные письма отображались вверху.
Шаг 1: Нажмите «Настройки» и выберите «Все настройки».
Шаг 2: Перейдите на вкладку «Входящие», где вы можете выбрать представление по умолчанию рядом с типом папки «Входящие».
Я предлагаю вам попробовать несколько альтернатив и проверить, какая из них соответствует вашим потребностям:
- По умолчанию: показывает электронные письма по дате и времени.
- Прежде всего важно: Gmail использует искусственный интеллект, чтобы решить, какие электронные письма важны для вас.
- Сначала непрочитанные: организуйте Gmail таким образом, чтобы непрочитанные электронные письма отображались первыми.
- Помеченные первыми: электронные письма, которые были отмечены вами, будут показаны первыми. Используйте звезды, чтобы отметить важные электронные письма / идентификаторы
- Приоритетные входящие: Google обращает внимание на электронные письма, с которыми вы чаще всего взаимодействуете, и использует эту информацию для отображения релевантных писем в первую очередь.
Есть и другие настройки, которые вы должны проверить.
2. Организация Gmail по папкам/ярлыкам
Gmail называет это ярлыками, но это означает то же самое. Место для фильтрации и хранения ваших электронных писем, чтобы они не загромождали папку «Входящие». Я рекомендую держать общее количество ярлыков на низком уровне и не сходить с ума по ним. Кроме того, в Gmail можно создавать вложенные ярлыки, то есть ярлыки внутри ярлыка. Это почти работает как подпапка.
Мы создадим фильтр, который скажет Gmail отправить определенное электронное письмо или сохранить его под этим ярлыком.
Шаг 1: Откройте письмо, для которого вы хотите создать фильтр. Щелкните значок «Ярлыки» вверху, чтобы просмотреть список существующих ярлыков. Похоже на стрелку, указывающую вправо.
Шаг 2: Вы можете выбрать ярлык из существующего списка или создать новый, введя имя вверху. Отсюда также можно управлять настройками меток.
Например, создайте метку Reading Digest для всех электронных писем, которые вы получаете от Medium или Quora, или для информационных бюллетеней, на которые вы подписаны. Эти электронные письма теперь не будут отображаться в папке «Входящие» и будут напрямую отправлены на ярлык или в папку. Вы также можете переместить электронные письма в ярлыки из этого меню, если не хотите создавать новый ярлык для этого нечетного электронного письма.
Вы также можете раскрасить кодовые этикетки. Прокрутите список ярлыков на боковой панели и щелкните значок меню из трех точек рядом с ним, чтобы выбрать цвет.
3. Организуйте Gmail по размеру
Google предлагает 15 ГБ бесплатного пространства для всех приложений Google, включая Gmail. Не хватает места или хотите сделать уборку? Сортируйте электронные письма по размеру, чтобы найти и удалить электронные письма, которые занимают место, но теперь бесполезны.
Оператор поиска размер: байты. Это означает, что для поиска электронных писем, которые занимают более 15 МБ места, вы должны ввести размер:15728640. Команда размер: мб также работает.
На этом этапе вы можете проявить творческий подход и добавить дополнительные параметры поиска для дальнейшей фильтрации результатов, например:
- размер: мб имеет: вложение
- размер: 10mb имеет: вложение имя файла: doc
- размер: 10 Мб больше_чем: 5м меньше_чем: 8М
Попробуйте несколько комбинаций, чтобы увидеть, какие результаты вы получаете, а затем исходите из этого. Gmail предложит дополнительные параметры поиска прямо под строкой поиска, например дату и время, чтобы помочь вам найти то, что вы ищете.
Профессиональный совет: Вы знаете, как мы можем создавать ярлыки для фильтрации электронных писем. Знаете ли вы, что вы можете использовать метку #GoogleDrive, чтобы сохранять вложения прямо в папку на Диске? Удаление электронного письма впоследствии не приведет к удалению сохраненного файла на Диске.
4. Управление вкладками
Gmail поставляется с множеством вкладок, которые активны по умолчанию. Вам не нужны или могут не понадобиться все эти вкладки.
Вернитесь в «Настройки» и на вкладке «Входящие» вы увидите «Категории». Здесь вы можете легко включать/выключать эти вкладки. Невозможно создать новые вкладки или назначить метку вкладки. Хотя это было бы так круто.
5. Организуйте Gmail по отправителю
Поиск всех писем от определенного отправителя. Это легко, и вам даже не нужно открывать электронную почту, чтобы это работало.
Щелкните правой кнопкой мыши письмо и выберите «Найти письма по имени», чтобы начать поиск. Вы должны просмотреть все электронные письма в течение нескольких секунд.
Google Mail рулит
Gmail — один из лучших провайдеров услуг электронной почты в мире. Есть несколько способов настроить его так, как вы хотите. Существуют также скрытые функции, сочетания клавиш и операторы поиска, которые можно использовать для получения того, что вы ищете. Я надеюсь, что приведенные выше советы помогли вам лучше организовать свой почтовый ящик. Может быть, даже достичь нулевого почтового ящика? Скрещенные пальцы.
Следующий: Вы потеряли свои электронные письма Gmail? Вот несколько способов восстановить потерянные электронные письма Gmail и подготовиться к будущим бедствиям. Вы никогда не потеряете еще одно электронное письмо.
